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悩ましいフォント問題

 OSやPowerPointのバージョンによって影響を受けるのがフォントだ。最新のPowerPointで標準フォントとなっている「游ゴシック」は、Windowsなら8.1以降、MacならOS X Mavericks(10.9)以降が搭載している。つまり古いOSでは、別のフォントで表示される。

 ポップなフォントで作成したスライドが、細身の明朝体などで表示されれば、イメージが大きく変わってしまう。これを避けるには、フォントデータをプレゼンファイルに埋め込むとよいだろう。

Windows 10(左)で作成したPowerPointファイルをMac(右)で再生した例。フォントが変わると、プレゼン全体のイメージが変わってしまう
Windows 10(左)で作成したPowerPointファイルをMac(右)で再生した例。フォントが変わると、プレゼン全体のイメージが変わってしまう
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「ファイル」タブで「オプション」を選択。「保存」の「ファイルにフォントを埋め込む」を選択してから保存し直せばフォントを埋め込める
「ファイル」タブで「オプション」を選択。「保存」の「ファイルにフォントを埋め込む」を選択してから保存し直せばフォントを埋め込める
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 フォントを埋め込むオプションには、「使用されている文字だけを埋め込む」と「すべての文字を埋め込む」がある。ファイルを再生するだけであれば、「使用されている文字だけを埋め込む」を選ぶとファイルサイズを小さくできる。内容を修正する可能性がある場合は、「すべての文字を埋め込む」を選択する。

 ただしフォントによっては埋め込めないこともあるので、エラーメッセージが表示された場合は、ほかのフォントに変更したほうがよい。どうしてもそのフォントを使いたいのであれば、PDFファイルとして保存する手もある。

PowerPointがなくてもスライド再生

 使用するパソコンにPowerPointがインストールされていない場合や、PowerPointはインストールされているがバージョンが古くて使えない場合でも、スライドを再生する方法がある。

 マイクロソフトは、PowerPointがなくてもスライド上映ができる「PowerPoint Viewer」を提供していたが、2018年4月で配布を終了した。これは「Office Online」の存在が大きい。

 Microsoftアカウントがあれば、オンラインの「PowerPoint Online」を無料で使うことができる。PowerPointファイルの再生はもちろん、新規作成や編集も可能だ。

PowerPoint Onlineでは、PowerPointファイルの作成や再生が無料でできる
PowerPoint Onlineでは、PowerPointファイルの作成や再生が無料でできる
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 OneDriveにプレゼンファイルを入れておけば、開くだけで「PowerPoint Online」が起動し再生や編集ができる。このサービスを商用利用する場合は、Office 365の契約が必要なので注意しよう。

OneDriveに入れたPowerPointファイルを開くと「PowerPoint Online」が起動する
OneDriveに入れたPowerPointファイルを開くと「PowerPoint Online」が起動する
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 以前からPowerPointを使っている人の中には、「プレゼンテーション パックを作ればいいのでは?」と思う人もいるだろう。プレゼンテーション パックとは、PowerPointがないパソコンでプレゼンファイルを開くため、PowerPoint Viewerを含めてパッケージ化する機能だ。

 最新版PowerPointでも同様の機能は残っているが、作成したパッケージにはPowerPoint Viewerが含まれないため、PowerPointのないパソコンでは残念ながら再生できない。PowerPointがないパソコンで見せるには、PDFやビデオとしてエクスポートしておくのが確実だ。

「ファイル」タブで「エクスポート」を選択。PDFやビデオとしてファイルを保存できる。「プレゼンテーション パック」も選択できるが、PowerPoint Viewerが含まれないためPowerPointがないと再生できない
「ファイル」タブで「エクスポート」を選択。PDFやビデオとしてファイルを保存できる。「プレゼンテーション パック」も選択できるが、PowerPoint Viewerが含まれないためPowerPointがないと再生できない
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