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(2)共有サーバー上のファイルをいきなり削除しない

 自分にとってはもう必要無いと思われるファイルでも、別の社員が後から参照したい場合がある。いきなり削除する前に、「ごみ箱」フォルダーを作成して、削除対象ファイルを一定期間そこに入れておくようにするとよい。

サーバー上のファイルをいきなり削除すると、取り返しがつかない。削除対象フォルダーに入れて、一定期間必要なければ削除する
サーバー上のファイルをいきなり削除すると、取り返しがつかない。削除対象フォルダーに入れて、一定期間必要なければ削除する
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(3)「最終版」などのファイル名を付けない

 あるファイルを作成した後、それを修正するケースはよくある。しかし、「修正版」「最終版」といったファイル名を付けるのは間違いのもと。他の社員にとっては、どれが最新のものなのか分かりづらい。果てには、「最終版の修正版」といったファイルが作られてしまうこともある。

 こうした状態になるのを避けるには、ファイル名をバージョン名で管理して、最新版のみをトップフォルダーに置く。そして過去版は、別のフォルダーにまとめるようにする。

各人が「修正版」「最終版」などのファイル名を勝手に付けない。その時点での最新版のみをトップフォルダーに置く
各人が「修正版」「最終版」などのファイル名を勝手に付けない。その時点での最新版のみをトップフォルダーに置く
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(4)社外に送る請求書などは改ざん不可なPDFに

 見積書や請求書を得意先などにメールで送る際に、Excelで送るのはできるだけ避けたい。相手が容易にファイルを編集できてしまうからだ。相手が意図していなくても、間違ってセル内の数式を削除してしまい、計算結果などが変わってしまうトラブルにつながる恐れもある。

 ベテラン社員にとっては当たり前のことでも、この件は新入社員に教えておかないと、自分では気付きにくい。改ざんが難しいPDFに変換してから送るよう、確認しておこう。Officeソフトは、直接PDFに書きだす機能を標準で備えている。

社外に送る請求書などは、PDFで送るように説明しておこう
社外に送る請求書などは、PDFで送るように説明しておこう
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岡本 ゆかり(おかもと ゆかり)
筑波大学卒業後、日経BP社に入社。「日経クリック」「日経PC21」の編集部を経てフリーに。PCやスマートフォンなどの機器、Webサービスなどの活用術を得意分野とする。趣味はF1とWRC(世界ラリー選手権)の観戦。