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 できれば、新人研修にPCスキルをフォローする内容を組み込んでおきたい。新入社員を対象とした、PCスキル研修を開講しているPCスクールもある。必要に応じて新人に研修を受けさせるなど、早いうちに対処することが不可欠だ。次年度以降のため、内定段階でPCスキルをヒアリングして、入社前に必要なスキルを身に付けておいてもらう対策ができないか、人事部に掛け合っておくのもよいだろう。

 前述の調査では、「自分のPCスキルに自信が無い一方で、PCスキルは必要だ」と答えた学生が大半だった。また、PCを全く使ったことが無いわけではなく、所有している人も多い。昔の「Excelを全く使えない職場のオジさんたち世代」とは違い、知識の下地はある上に、新しいことを学習するスピードは速い。配属当初こそ新人のPCスキルが低くても、そう嘆いたり心配したりすることもないだろう。

今一度確認したい共有ファイル保存ルール

 新入社員はもちろん、既存社員も含め、今一度明らかにしておきたいPCスキルもある。その1つは、フォルダーの作り方やファイル名の付け方に関する暗黙のルールだ。

 スマホでは、自分でフォルダーを作成したり名前を付けてファイルを保存したりすることは無い。そのため、PCで新規フォルダーやファイルを作成する際には、後から分かりやすい構造、名前にしておくことが必要という理解が無い。

 筆者の知人が勤める企業では、共有フォルダー上のファイルを各人がバラバラの名前で保存するという。そのためしょっちゅう、どれがどれだか分からなくなってしまうのだそうだ。こうなると、急いで更新しなくてはならない文書が見つからず、業務に支障を来す恐れがある。

 こうした事態に陥らないようにするため、共有ファイルの扱いについて、以下のようなルールを決めて、新入社員に説明するとよいだろう。

(1)やたらとフォルダー階層を深くしない

 各人が勝手にフォルダーを作成した結果、やたらと階層が深くなり、ファイルがどこに保存されているのか分からなくなるのは、ありがちなケースだ。基本的に2階層以上のフォルダーを作らないよう、ルールを設けておきたい。

孫フォルダーをいくつも作ると、どこに必要なファイルがあるのか分からなくなる可能性がある
孫フォルダーをいくつも作ると、どこに必要なファイルがあるのか分からなくなる可能性がある
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階層を深くせず、社名とファイル作成日をファイル名に入れて分かりやすく。過去のファイルはまとめて過去フォルダーに入れる
階層を深くせず、社名とファイル作成日をファイル名に入れて分かりやすく。過去のファイルはまとめて過去フォルダーに入れる
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