メールを送った相手から「何を伝えたいの？」と聞かれる。メールでケンカになる。いつまで経っても返信が無い。
こんな具合に、メールでのコミュニケーションがうまくいかないことに悩むSE（システムエンジニア）が少なくない。原因の多くは、SEが書きがちな「ダメなメール」にある。メールの書き方を改善すれば、スムーズにコミュニケーションを取ることができる。
毎回、実例をベースにした、SEの「ダメなメール」を取り上げ、ダメな原因と改善法、具体的な改善例を紹介していく。メールの書き方の改善に役立ててほしい。
「先方への依頼事項はこれでいいですか？」「納期はいつと回答したらよいでしょうか？」――。こんな具合に部下が判断を求めてくるメールがある。
ビジネスメールは簡潔に書くのが原則だが、別のメールを参照する書き方はしないほうがよい。「以前にお送りしたメールの通りです」「別送したメールを参照してください」「先方から送られてきたメールに書いてあります」のような具合だ。
ITのプロジェクトマネジャーたちに部下のどういうメールに困惑するかを尋ねたところ、長いメールを挙げる人が多かった。こちらが知りたい内容を簡潔に書いてほしいのに、本題とは直接関係しない経緯や言い訳、自分の心情などを延々とつづった長いメールを返してくるという。
今回は、分かりづらいメールを取り上げる。件名を見ても用件が分からない、本文を読んでも何をしてほしいのか分からないといったメールだ。
メールでも日常会話と同じ基準で、部下や後輩宛てにため口を使う人がいる。これが問題を引き起こす。ため口だと「ぶっきらぼうできつい表現だ」と部下や後輩に受け取られることがある。
この連載では毎回、実例をベースにした「ダメなメール」を取り上げ、ダメな原因と改善方針、具体的な改善例を紹介していく。今回は読み手の感情を害する、必要以上にきつい表現のメールを取り上げる。