ITのプロジェクトマネジャーたちに部下のどういうメールに困惑するかを尋ねたところ、長いメールを挙げる人が多かった。こちらが知りたい内容を簡潔に書いてほしいのに、本題とは直接関係しない経緯や言い訳、自分の心情などを延々とつづった長いメールを返してくるという。
実例を参考に筆者が作成した具体例を示す。ユーザーA社の開発案件でサブリーダーを務める、システムインテグレーターB社の鷹木さん（仮名）が、マネジャーの平野（同）さんからプロジェクトの状況を尋ねられそれに返信したメールだ。
鷹木さんがA社に出向いた前回の打ち合わせで納期短縮の要請があり、鷹木さんは回答を保留した。しかしA社は鷹木さんが承諾したと勘違いしている。このことを報告する内容である。
いきなり報告が遅くなった言い訳が長々と書いてある。本題であるA社プロジェクトの状況報告についても、ごちゃごちゃ書いてあり分かりづらい。原因の1つは1文が長いことだ。
おまけにメールの結びは、おわびがしつこく繰り返されている。貴重な時間を使ってこんなメールを読まされた平野さんはイライラが頂点に達するだろう。
以下は改善したメールだ。
前置きを最小限にした上で、本題であるA社プロジェクトの状況報告のポイントを箇条書きで整理している。結びについては、平野さんにどうしてほしいのかを簡潔に示した。
仕事のメールでは、自分が書きたいこと、自分の頭に浮かんだことを書き連ねてはいけない。仕事を先に進めるために相手が必要とする情報は何かを考え、簡潔に書くことが重要だ。
もう1つの例を見てみよう。こちらは社外宛てのメールである。
「会議のスケジュールを変更してほしい」という簡単な申し入れなのだが、その本題に至るまでが長い。件名に「【相談】8月10日定例会の日程変更」と趣旨を記載しているのだから、本文の最初で再度そのことを書く必要はない。
単刀直入にリスケしたいといえば、2、3行で終わるはずだ。ところがスケジュール変更が申し訳ないと思ったのか、丁寧に書き過ぎて余計に内容をつかみにくくなっている。
読み手は「要はリスケでしょ。どうしてこんな長文を送ってくるのか」とうんざりするだろう。
説明過多なのは、相手に知らせる必要のない事情や気持ちなども書いているためだ。そのくせ変更候補日の時間についての記載が抜けていて、読み手は書き手に問い合わせなければならない。
