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だらだらと結論が出ないチーム会議を実施していないだろうか。本特集では日経SYSTEMSの過去記事を再編集。効率的な会議のために実践すべきポイントを4日間で習得しよう。
あなたは8人のチームのリーダー。週に1回開催している進捗会議の開始時刻になったが、メンバーはそろわない。会議室に来る前にメンバーの様子を見ると、慌てて会議用資料を作っているのが分かった。それで遅れているのだ。情報共有が目的の会議なので、全員がそろわないと始められない。あなたも先に来たメンバーも無言のまま、5分、10分と時間が過ぎていく。このチームのいつもの光景である。
定刻を10分以上過ぎ、ようやく全員が集まった。各メンバーに進捗状況を報告してもらう。良い報告があれば悪い報告もある。悪い報告になるとメンバーは言葉少なになるので、リーダーのあなたは実態をつかもうとさまざまな質問を投げかける。勢い、詰問口調になった。
会議室の雰囲気は張り詰めてしまった。こうなると、課題が挙がっても対応策の意見は出てこない。時間だけが過ぎていく。時計を見ると既に1時間を経過していた。
あるメンバーはうんざりとした表情をしている。自分とは関係ない話題が続いているからだろう。早く自席に戻りたそうだ。
30分で終わる予定の会議だったが、終わったのは1時間半が経過したころだった。解放されたメンバーは口々にこう言う。「この会議、長い割に内容が薄いよな」。
効率化につながるはずが本末転倒の資料作り
以上は、さまざまな現場のリーダーの証言を基に作った、ダメな会議の典型例である。似た経験をしたことがある読者もいるだろう。
この特集では、すべてのITエンジニアが日ごろ最も関係する「チーム会議」を対象に、会議運営のコツを紹介する。想定するのは、進捗会議や課題検討会、朝会・夕会といった、5人から20人くらいが参加する会議である。現状報告と情報共有、それらに関係する課題解決の議論が行われるものだ。
現場を取材すると、ダメなチーム会議には三つの共通点があった。
ダメなチーム会議と、チーム会議の時間を縮め効果を高めるポイント
簡単な事前作業、寛げる雰囲気、限った議論の3点に気を付けるとよい
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