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 業務担当者が自動化したい業務を見える化したあと、要件定義のスキルを持つT&D情報システムのITエンジニアが加わり、より詳しい業務ルールの洗い出しなどをしたうえで、RPAのソフトロボに実装すべき要件を定義している。「業務の見える化を進めていく中で、必要ないものが見えてくるなどして、業務全体で効率化する効果も得ている」(池田部長)という。

 要件定義などで作成する開発ドキュメントには開発目的なども合わせてまとめておき管理している。「開発に携わった業務担当者が異動してしまい、残ったソフトロボがどんな動きをするのか分からなくなった」といった、野良ロボットが生まれないようにするためだ。

 このほか、費用対効果を出すことを狙い、RPAの適用業務は年100時間以上自動化できるものを選んでいる。こうすることで、2019年夏ごろまでに2万7000時間のPC作業を自動化する実績を得た。これまでに「社外の資格試験の取得を促すメールを人事担当者に代わって社員に向けて自動送信する」「保険契約の内容を確認する業務担当者の手間を省くため、確認用のデータを契約管理システムからまとめて取得する」といった動きをするソフトロボが生まれているという。

RPAの社内認知度を高めるためイメージキャラクターを作る

 RPAの導入を始めた2015年は今ほど認知度が高いデジタル技術とは言えなかった。そこで「Erna(エルナ)」という同社独自のイメージキャラクターを作ったうえで「PCを使った事務作業を自動化する技術です」と、業務効率化に役立つデジタル技術であることを業務担当者にアピールしたという。

 一連のRPAの導入を進めていく中で「社外のシステムやサービスを扱う場合や紙文書の電子化が難しい業務を自動化する場合などに、RPAが向きそうだといったことが見えてきた」と竹本氏は話す。

 今後について「費用対効果などを見極めながら、自動化すれば効果が得られるPC作業にRPAを適用していく予定だ」と池田部長は見通しを語る。