全2401文字

繰り返す作業はワンタッチで済ませる

 時短の基本は、単純な繰り返し作業をなくすこと。例えば、見出しが出てくるたびに目立つフォントに設定するといった繰り返しをなくせば、時短効果は大きい。

 何度も同じ書式の設定をするときは、「書式のコピー」を使うと手間が省ける。通常は文字書式のコピーだけだが、段落記号まで選択すれば段落書式を含めて適用することもできる。Excelの場合、文字ではなくセル単位で書式のコピーができる。

書式を設定した文字や段落を選択し(1)、「書式のコピー/貼り付け」をクリック(2)。同じ書式にしたい文字列を選択するだけで、書式を変更できる
書式を設定した文字や段落を選択し(1)、「書式のコピー/貼り付け」をクリック(2)。同じ書式にしたい文字列を選択するだけで、書式を変更できる
[画像のクリックで拡大表示]

 マイクロソフトの「Office」には、「直前の作業を繰り返す」機能がある。[F4]キーを押すだけなので、例えばExcelで飛び飛びのセルで同じ操作が必要な場合などに重宝する。

Excelで繰り返し同じ操作が必要なときは、[F4]キーまたは[Ctrl]+[Y]キーが便利。図の例では列の非表示だが、さまざまな操作に使える
Excelで繰り返し同じ操作が必要なときは、[F4]キーまたは[Ctrl]+[Y]キーが便利。図の例では列の非表示だが、さまざまな操作に使える
[画像のクリックで拡大表示]

入力規則で文字入力の手間が激減

 Excelで住所録などのリストを作るときは、表の規則性を考えることが時短につながる。下の図の例では、A列からE列までは日本語、F列の電話番号以降は半角英数字を入力する。そこで、「データの入力規則」を使って、F列を選ぶと自動で半角英数字入力に切り替わるように設定する。同様に、I列は「ひらがな」になるよう設定しておけば、いちいち入力モードを切り替えずに済むようになる。

文字種を切り替える列を選択し、「データ」タブの「データの入力規則」をクリック
文字種を切り替える列を選択し、「データ」タブの「データの入力規則」をクリック
[画像のクリックで拡大表示]
「日本語入力」タブで「オフ(英語モード)」に設定しておく(上の画面)、すると、その列のセルを選んだだけで入力モードが英数に切り替わる(下の画面)
「日本語入力」タブで「オフ(英語モード)」に設定しておく(上の画面)、すると、その列のセルを選んだだけで入力モードが英数に切り替わる(下の画面)
[画像のクリックで拡大表示]

 性別欄のように入力内容が限られる場合は、リストから選べるようにすると手間を省ける。リストにすることで、想定外のデータが入力されることも防げて一石二鳥だ。

入力規則の設定画面で「設定」タブを選び、「リスト」を選んで選択肢を「,」(半角カンマ)で区切って入力(上の画面)。設定したセルをクリックすると、リストから入力できる(下の画面)
入力規則の設定画面で「設定」タブを選び、「リスト」を選んで選択肢を「,」(半角カンマ)で区切って入力(上の画面)。設定したセルをクリックすると、リストから入力できる(下の画面)
[画像のクリックで拡大表示]