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データの分割・結合はボタン一つでOK

 手間が掛かる作業をソフトの機能を活用して一瞬で済ませる方法もある。「斎藤 誠」のような氏名のデータから、姓だけを抜き出す例で考えてみよう。姓と名の間にはスペースがあるが、姓は2文字とは限らないため、関数で抜き出すにはそれなりの知識が必要だ。ところが、Excel 2013以降なら「フラッシュフィル」を使って簡単にデータの分割ができる。「斎藤 誠」の例では、「斎藤」だけを入力した列を作り、フラッシュフィルを起動すれば、それ以外の列も自動で入力される。

A列の氏名から姓だけ抜き出したB列を作る(上の画面)。関数でも可能だが(真ん中の画面)、最新版のExcelならフラッシュフィルで簡単にできる(下の画面)
A列の氏名から姓だけ抜き出したB列を作る(上の画面)。関数でも可能だが(真ん中の画面)、最新版のExcelならフラッシュフィルで簡単にできる(下の画面)
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 上の図の例では「氏名から姓だけを分割」しているが、同様に名だけを抜き出すことや、逆に姓と名を結合して氏名欄を作ることもできる。

 さらに複雑な分割や結合も可能だ。下の図の例では、4つの列に入力したデータに、かっこやスペースを加えて結合している。コピーしたデータや古いデータだと動作しないこともあるが、試す価値のある機能だ。

A、C、D、Eの各列に入力されたデータを結合して、「C D(A E)」の順に並べたい。上の図と同様に手本となるデータを作り、「データ」タブの「フラッシュフィル」を選択。これで、ほかの行にも同様にデータを入力できる
A、C、D、Eの各列に入力されたデータを結合して、「C D(A E)」の順に並べたい。上の図と同様に手本となるデータを作り、「データ」タブの「フラッシュフィル」を選択。これで、ほかの行にも同様にデータを入力できる
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色分けで重複データを瞬時に発見

 指定した条件に合うセルだけを強調表示にする「条件付き書式」は、トップテンのピックアップや点数の比較など、数値を分かりやすく表示するためによく使われる機能だ。この機能を使うと、重複するデータの有無を簡単にチェックできる。

 条件として「重複する値」を選ぶと、文字列・日付・数値にかかわらず、選択範囲内の同じ値のセルに色を付けてくれる。

まず、重複データを探す列のどこかを選択。「ホーム」タブの「条件付き書式」から「重複する値」を選ぶ。これだけで、同じデータが強調表示される
まず、重複データを探す列のどこかを選択。「ホーム」タブの「条件付き書式」から「重複する値」を選ぶ。これだけで、同じデータが強調表示される
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鈴木 眞里子(すずき まりこ)
フリーランスデザイナーを経て、1990年にグエルに入社。現在は、IT関連の記事および書籍の執筆、編集、翻訳、デザインを主に担当。Webページのデザインも手がける。