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「いつものメンバー」へのメールをワンタッチで宛先指定

 部署内や仲間内でのメール連絡では、いつも同じメンバーを宛先に指定することになる。何人ものアドレスを毎回指定するのは面倒であり、送り忘れの心配もある。「いつものメンバー」がいるなら、「グループ」として登録しておくと、時間を節約できてミスもなくなる。

 Outlookでグループを登録するなら、「連絡先」で「新しい連絡先グループ」を選ぶ。グループ名を決めてメンバーのメールアドレスを指定すれば登録完了。宛先を指定する際にグループ名を入力するだけで、全員にメールを送れるようになる。

「連絡先」をクリックして(1)、「ホーム」タブから「新しい連絡先グループ」を選択(2)。グループ名を入力し(3)、「メンバーの追加」で連絡先を登録してあるファイルを選ぶ(4)
「連絡先」をクリックして(1)、「ホーム」タブから「新しい連絡先グループ」を選択(2)。グループ名を入力し(3)、「メンバーの追加」で連絡先を登録してあるファイルを選ぶ(4)
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開いたアドレス帳からグループに追加するメンバーをダブルクリックで選択していく(1)。追加し終えたら「OK」ボタンを押す(2)
開いたアドレス帳からグループに追加するメンバーをダブルクリックで選択していく(1)。追加し終えたら「OK」ボタンを押す(2)
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グループ名だけで一括送信できるようになった
グループ名だけで一括送信できるようになった
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古いメールの自動整理でOutlookを高速化

 一般にメールソフトは、送受信したメールが増えるほど動作が遅くなる。サクサクとメールのやり取りをするためには、定期的なメールの整理が欠かせない。ここではOutlookの自動整理機能を紹介しよう。

 メールに返信するときは、受け取ったメールの本文をそのまま付けて送るのが一般的だ。これを繰り返すと、過去のやり取りが本文に蓄積されていく。過去のメールと内容が重複するため、古い方は捨てても最新のメールさえあれば過去のやり取りは把握できる。そこで、不要な重複メールを見つけて削除してくれるのが「フォルダーのクリーンアップ」だ。未読メールと重複していないメールだけを残せる。重複する過去メールは消されるが、その分データが減るわけだ。

メールをやり取りしていくと元の内容が残っていくが、最新のメールさえあれば問題ないことが多い
メールをやり取りしていくと元の内容が残っていくが、最新のメールさえあれば問題ないことが多い
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フォルダーを選択し(1)、「ホーム」タブで「フォルダーのクリーンアップ」を選択(2)。表示される画面で確認する(3)
フォルダーを選択し(1)、「ホーム」タブで「フォルダーのクリーンアップ」を選択(2)。表示される画面で確認する(3)
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 もう一つ実践したいのが、設定だけでOutlookの動きを軽快にしてくれる「古いアイテムの整理」だ。

 机の上にたくさんの書類が重なっていれば仕事の効率は落ちる。同様に、「受信トレイ」や「送信済みアイテム」などに大量のメールがたまっていると、メールソフトの動きが悪くなる。「古いアイテムの整理」を使うと、一定期間を過ぎたメールを保存用フォルダーに移すことで動作が軽快になる。

 設定するときは、まずOutlookのオプションで、整理を実行する間隔や、何カ月過ぎたメールを移動するかといった基本設定をする。次に、この設定を適用するフォルダーを選択すれば設定完了だ。

上の画面の「ファイル」タブで「オプション」を選び、「詳細設定」(1)から「自動整理の設定」をクリック(2)。下の画面で整理する対象や期間を指定する
上の画面の「ファイル」タブで「オプション」を選び、「詳細設定」(1)から「自動整理の設定」をクリック(2)。下の画面で整理する対象や期間を指定する
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自動整理するフォルダーを右クリックし、「プロパティ」を選択(左)。「古いアイテ ムの整理」で「このフォルダーの……保存する」をオンにする(右)
自動整理するフォルダーを右クリックし、「プロパティ」を選択(左)。「古いアイテ ムの整理」で「このフォルダーの……保存する」をオンにする(右)
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鈴木 眞里子(すずき まりこ)
フリーランスデザイナーを経て、1990年にグエルに入社。現在は、IT関連の記事および書籍の執筆、編集、翻訳、デザインを主に担当。Webページのデザインも手がける。