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 受け取った案内状や招待状に自分の名前があるかないかで、印象は大きく変わるものだ。同じ内容の文書を多くの人に送る場合に、宛名や文面の一部を宛先ごとに変更する「差し込み印刷」を使えば、手間をかけずに個別の宛名を印刷できる。

 ワードで差し込み印刷を行う場合、ワード文書と、宛名などをリスト化したエクセルファイルを用意する(図1)。ワード文書には内容以外に後から宛名を表示するための欄を作っておく。エクセルの表には、送付先全員の宛名が入っていることを確認しておこう。

ワード文書にエクセルの宛名を差し込み印刷
ワード文書にエクセルの宛名を差し込み印刷
図1 ワードで文書を作成する。この例では冒頭に宛先の会社名と氏名を差し込みたいので、最初の行には「様」だけ入力してある。エクセルで宛先の情報がわかる一覧表を準備する。この例では、「会社名」「姓」「名」を使う
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差し込み用のデータを指定する

 ワード文書を開いたら、「宛先の選択」で差し込む宛先を入力したエクセルファイルを指定する(図2~図4)。エクセルファイルの中で、一部の宛先だけを使用する場合は、「アドレス帳の編集」で使用しない宛先のチェックを外しておく(図5、図6)。

差し込むエクセルファイルを指定
差し込むエクセルファイルを指定
図2(上段の図) 差し込み印刷を行うワード文書を開く。「差し込み文書」タブの「宛先の選択」から「既存のリストを使用」を選択する(1~3) 図3(中段の図) 宛先を入力したエクセルファイルを選択し、「開く」ボタンを押す(1、2) 図4(下段の図) データを入力してあるワークシート(ここでは「Sheet1$」)を選択する(1)。「先頭行をタイトル行として使用する」がオンになっていることを確認して、「OK」ボタンを押す(2、3)
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差し込む宛先を選択
差し込む宛先を選択
図5(左側の図) 不要な宛名が含まれている場合は、「差し込み文書」タブで「アドレス帳の編集」をクリックする(1、2) 図6 リストの内容が表示されるので、使用しない宛先データのチェックを外して、「OK」ボタンを押す(1、2)
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