全345文字
PR

 同じ文書を複数の宛先に送るときに利用される「差し込み印刷」。しかし、差し込み印刷でできるのは、宛先の差し込みだけではない。例えば、当選者と落選者、A会場とB会場など、条件に応じた内容の文書を自動作成することも可能だ(図1)。

「当選」か「落選」かを判断して文章まで入力
「当選」か「落選」かを判断して文章まで入力
図1 ワードで文書を作成する。この例では宛名、結果、文章の3つを差し込み印刷で自動入力する。エクセルファイルからは「氏名」と「結果」のデータを読み込む。文章は「If文」で切り替える
[画像のクリックで拡大表示]

 差し込むエクセルファイルに「当選」と「落選」が入力されていれば、差し込み印刷の機能を使用して、文書に異なる文面を追加することができる。差し込み印刷の手順で、宛名や当落の文字列を差し込む設定をしておこう(図2)。当選者と落選者で文章の内容を切り替えるには、「Ifフィールド」を使う(図3)。この作例では、「結果=当選」を条件に、条件に合う場合とそれ以外の場合で挿入する文章を切り替える(図4)。設定ができたらプレビューやテスト印刷で確認してから印刷しよう(図5)。

宛名と当落を表示するフィールドを設定
宛名と当落を表示するフィールドを設定
図2 氏名と結果のフィールドを設定する
[画像のクリックで拡大表示]
IFフィールドに条件と2通りの文章を指定
IFフィールドに条件と2通りの文章を指定
図3(上段) 当落に応じた文章を入力する位置にカーソルを移動する(1)。「差し込み文書」タブの「ルール」をクリックし(2、3)、「If...Then...Else(If文)」を選択する(4) 図4(中段) 図4「フィールド名」メニューから「結果」を選択する(1)。「比較」は「=」のまま(2)、「比較対象」に「当選」と入力する(3)。これで「結果= 当選」という条件が指定される。「挿入する文字列」欄に当選者への通知文(4)、「それ以外の場合に挿入する文字列」に落選者への通知文を入力し(5)、「OK」ボタンを押す(6) 図5(下段) 「結果のプレビュー」をクリックして差し込み結果を確認(1)。問題なければ「完了と差し込み」から「文書の印刷」を選んで印刷する(2、3)
[画像のクリックで拡大表示]