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 マイクロソフトの「Outlook」(以下、アウトルック)を初期設定のまま使っていると、作成したメールにフォントなどの書式が指定されているのをご存じだろうか。

 アウトルックでは、HTML、テキスト、リッチテキストの3つから、作成するメールの形式を選択できる。リッチテキスト形式はExchangeサーバーを介した社内メールなどで使われる特殊な形式なので、実質的にはHTML形式かテキスト形式かの二択になる。HTMLはウェブページを作成するときに使われる言語であり、フォントや文字色の指定、画像の配置など、さまざまな書式を設定できるのが特徴だ。これに対してテキスト形式は、書式のないプレーンなテキストとして送信される。

HTML形式とテキスト形式の違い
HTML形式とテキスト形式の違い
HTML形式はフォントや文字色などの書式設定だけでなく、画像などの配置も可能。画面はマイクロソフトからのイベント案内。ロゴや写真がレイアウトされている。大手企業でも、メルマガや案内状などはHTML形式を使っている
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 書式が設定できるかどうかは時短に無関係だと思うかもしれないが、そうではない。文字だけでいいならテキスト形式にすれば容量が少ない分だけ送信も速い。どちらを使うか自分で判断し、上手に利用することが時短につながる。どちらにするかは環境やメールの内容にもよるので、ここでは両方の設定について説明しよう。

テキスト形式で表示
テキスト形式で表示
テキスト形式ではリンクが設定された文字列だけが青で表示され、それ以外はプレーンな文字列として表示される。統一された書式は読みやすいが、重要な箇所の強調表示や画像の表示などはできない
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