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 メールに対して返信を繰り返すと、「元のメール、どれだっけ?」と探し回ることがある。「やり取りを全部まとめてくれればいいのに」と思ったとき、試したくなるのがマイクロソフト「Outlook」(以下、アウトルック)の「スレッド表示」だ。

 スレッド表示は、件名などを基準に関連すると思われるメールをまとめて表示する機能。受信メール、送信メール、返信メール、転送メールを件名でまとめてグループ化してくれるので、話の流れを見るのには都合が良い。設定などによっては既定でスレッド表示になっていることもあるが、この機能はなかなかのくせものだ。

一見、便利に思えるスレッド表示
一見、便利に思えるスレッド表示
通常のメッセージ一覧では、新しい順にメールが並ぶ。関連するメールは、一覧や「送信済みアイテム」フォルダーなどで探す必要がある。スレッド表示では件名で関連メールがまとめて表示される。「送信済みアイテム」など、別のフォルダーのメールもまとめて表示可能
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スレッド別にメールを表示してみる

 通常の表示からスレッド表示に切り替えるには、「表示」タブで「スレッドとして表示」にチェックを入れる。すべてのフォルダーをスレッド表示にすることもできるし、選択中のフォルダーだけに適用することもできる。

スレッド表示への切り替えは簡単
スレッド表示への切り替えは簡単
スレッド表示に切り替えるには、「表示」タブで「スレッドとして表示」にチェックを入れる(1、2)。選択中のフォルダーのみにするか、全フォルダーにするかを選ぶ(3)
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 スレッド表示にすると、関連するやり取りが1つのグループとして表示され、メッセージ一覧には差出人と件名だけが表示されるようになる。件名を選択するとそのグループが展開され、含まれるメールが新しい順にリスト表示される。

スレッドは2段階表示
スレッドは2段階表示
スレッド表示では、スレッドがあるメールのみ、差出人の左側に「▷」が表示される。受信トレイでスレッドがあるメールを選択すると、受信トレイ内の関連メールが表示される。さらに「▷」をクリックすることで、ほかのフォルダーにある関連メールも表示することができる(1、2)
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 この時点では、同じフォルダー内のメールのみ表示されるが、差出人の左側にある三角形をクリックすると、ほかのフォルダーにある関連メールも表示することができる。再度三角形をクリックすれば、件名のみの表示に戻せる。ほかのフォルダーにあるメールが表示されない場合は、「表示」タブの「スレッドの設定」で「他のフォルダーのメッセージを表示」にチェックが入っているか確認しよう。