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「しまった！」と思っても、送ったメールは取り消せない。よくあるのが、ファイルの添付忘れ。「ファイルをお送りします」と本文を書き終え、「送信」ボタンを押すと同時に添付忘れに気付いたり、誤字が目に入ったりしてがっかりした経験は、誰しもあるはずだ。
間違いに気付いてドタバタとお詫びメールを書くようでは時間の無駄。相手には「うっかり者」という印象も与えてしまう。送信前に確認する癖を付けるのも大事なことだが、急いでいるときに限ってミスが起きるものだ。
うっかり送信を防ぐためには、「すぐに送らない」設定が効果的だ。
マイクロソフト「Outlook」(以下、アウトルック）のオプション設定には、「送信」ボタンを押してもすぐに送らず、いったん「送信トレイ」に入れておく設定がある。ただし、この設定では後から送信するというひと手間が増え、悪くすると「送ったつもりで送信していない」という送り忘れも起きるため、お勧めできない。
手間を増やさず、うっかり送信しても対処でき、送り忘れもない有効な対策が、「1分後送信」だ。
うっかり送信も送り忘れも防げる「1分後送信」
うっかり「送信」ボタンを押してしまうと、通常は取り返しがつかない。1分後送信にしておけば、いったん「送信トレイ」に入るので、すぐに気付けば修正してから送り直しができる。何もなければ自動送信されるので、送り忘れもない
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「1分後送信」は「ルール」で設定
1分後送信の設定をすると、「送信」ボタンを押した直後はメールはいったん「送信トレイ」に入り、1分経過後に自動送信される。1分以内に「しまった！」と気付けば、「送信トレイ」を開き、メールを「下書き」に移動することで修正してから再送信できる。
