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社員向け説明会、案件絞り込みのQ&Aシート、マンツーマンの開発指導──。先進企業はRPAに適した案件の発掘やソフトロボの開発に工夫を凝らす。現場の業務をよく知る人の協力を取り付けるのが鍵だ。

 RPAを効果的に導入し成果につなげるには、日々パソコン作業に当たっている業務担当者の協力が欠かせない。様々な業務現場に存在するパソコン作業の種類や規模を洗い出し、RPAを導入するのに向いているかを見極める必要がある。

 しかし現場のパソコン作業を一元的に管理している企業は少ない。だからこそ、担当するパソコン作業の内容を詳しく知る業務担当者の協力が不可欠だ。RPA活用の先進企業は現場の協力を得るために、ここでも様々な工夫を凝らしている。

 先進企業がそろって重視しているのが業務担当者に向けたRPAの説明だ。ITの専門家ではない業務担当者にとって、RPAは身近な技術とは限らない。「AI(人工知能)と同じような技術ではないか」と捉えているケースも少なくないという。「RPAは手順が決まったパソコン作業を自動化する技術」と正しく認識してもらわないと、案件を募集しても的外れな提案が多く集まってしまう。

AIとの違いを「説明会」で訴求

 キリンホールディングス(HD)の推進部門はRPA導入を希望する業務部門に向けて説明会を開き、RPAとはどういう技術かを細かく伝えている。「RPAに向く業務と向かない業務を説明し、業務担当者に理解してもらったうえで、適用業務を選定している」(小鹿幸治情報戦略部主査)。

図 キリンホールディングスが業務担当者向けに作成した説明資料の例
資料提供:キリンホールディングス
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 特に強調しているのが、画像認識や自律的な判断ができるAIとの違いだ。「RPAはあくまでパソコンを使った単純作業を、人間に代わって自動化する技術です。繰り返し作業は文句を言わずに進めてくれますが、AIと違ってパターンが多岐にわたる処理を自ら考えて行うことはできません」。RPA推進部門の担当者はこう訴えて、業務担当者がRPAに過度な期待を抱かないよう注意している。

 そのうえでRPA自体の特徴を説明している。具体的には「ミスのないパソコン作業の実現」「大規模な開発作業が不要」といったメリットを伝える。RPAに向くパソコン作業についても「反復や繰り返し処理」「複数のシステムをまたぐ処理」「手順が確立されている処理」といった形で示す。

 こうした説明を踏まえて適用業務を検討したところ、「高い効果が得られるパソコン作業への適用を増やせた」(小鹿主査)という。

擬人化でとっつきやすく

 例え話を駆使して従来の業務システムとの違いを説明しているのが三菱地所だ。2018年春からグループ内でRPAの本格導入を始め、既に年間1万5000時間分のパソコン作業を自動化している。

 本格導入に先立って同社も業務担当者に向けたRPAの説明会を開いた。この中で業務システムを「決まったレールの上を走り、データを自動で運ぶトロッコ」に例えた。一方のRPAは「データを持って目的地まで歩いて運ぶロボット」とした。

 そのうえで業務システムとRPAのそれぞれで、データを運ぶ際のメリットとデメリットを解説している。業務システムはデータを確実に運べるが、レールの敷設や自動トロッコの開発にコストがかかる。RPAはレールを敷く手間はかからないが、データを運ぶ途中でロボットが転ぶといったトラブルが起こることがある。

 ロボットの形をしたRPAのマスコットキャラクターを独自に作り、グループ内にアピールもしている。「業務担当者にとってRPAはとっつきにくいイメージがある。キャラクターを作って親近感を持ってもらうことを狙った」(桜井良輔DX推進部主事)。

 どんなパソコン作業も自動化できるのではないかと、高い期待を寄せる業務担当者もいる。ソフトロボを擬人化することで、やれる作業は人間と同等、疲れ知らずだが融通が利かないなど「RPAでできることをイメージしてもらいやすくした」(同)。丁寧な説明会が功を奏して、RPAで自動化できそうなパソコン作業を社内で募集したところ150件の提案が集まったという。