全2450文字
PR

 コロナ禍に伴う国の緊急事態宣言をきっかけにテレワークを導入した企業は多い。中小住宅事業者も例外ではなく、組織のコンパクトさを生かした独自のアイデアで工夫を重ねて、「新しい生活様式」への対応に取り組む例もみられる。

 東京都内の住宅系専門工事会社であるA社も緊急事態宣言の発令を契機に、本社勤務の社員10人全員を原則、テレワークによる在宅勤務にした。全員在宅勤務をスタートして、課題として浮かび上がったのが、社員間のコミュニケーションだ。社内ミーティングなどは、ウェブ会議システムで十分足りる。しかし普段なら、会議以外の場でも、社内でお互いに顔を合わせていれば「ちょっとした会話」が自然と生じる。そうしたコミュニケーションはお互いの情報共有や業務の効率化と密接につながっているものだが、テレワークでは希薄になりがちだ。

 そこで同社が始めたのは、ウェブ会議システムをミーティングに限らず、もっと日常的なコミュニケーションのツールとして活用する取り組みだ。具体的には、社員1人ひとりが「Zoom(ズーム)」を常時接続の状態にしている。個別にテレワーク中の社員はそれぞれ、パソコン画面で同僚の気配をうかがうことができるとともに、ちょっとした雑談を含めていつでも会話できるようにしているのだ。

東京都内の専門工事会社A社では、テレワーク導入をきっかけに、社員全員がZoomを「つなぎっ放し」にして、社内コミュニケーションツールとして活用する取り組みを始めた(写真:大菅 力)
東京都内の専門工事会社A社では、テレワーク導入をきっかけに、社員全員がZoomを「つなぎっ放し」にして、社内コミュニケーションツールとして活用する取り組みを始めた(写真:大菅 力)
[画像のクリックで拡大表示]

 「テレワーク中は1人ひとりが情報を自分だけで抱え込みがちになる。Zoomを『つなぎっ放し』にしておけば、お互いの情報が自然に共有できて、タイムリーにアドバイスできる」。同社役員のA氏はこのように説明する。

 A社の場合はZoomの有料版を導入。無料版は3人以上の利用で時間制限があるが、有料版にはない。A社ではそれを次のような手法で使っている。まずZoomの定期ミーティング機能で、全ての就業日について、それぞれ始業から終業まで営業時間内を「会議」として登録する。Zoomは、Google(グーグル)の「Googleカレンダー」と同期できるので、Zoomに登録した会議情報はGoogleカレンダーにも表示される。同社のスタッフは、テレワークでの始業時にGoogleカレンダーを開き、登録済みの「会議」リンクからZoomの会議室にアクセス。この作業が、いわば“出勤”に当たる。

始業時間になると1人ひとりがZoomの会議室にアクセス。この作業が、いわば“出勤”に当たる(写真:大菅 力)
始業時間になると1人ひとりがZoomの会議室にアクセス。この作業が、いわば“出勤”に当たる(写真:大菅 力)
[画像のクリックで拡大表示]

 Zoomの会議室に入ったら、先に来ていたり後から来たりする他の社員とお互いに挨拶を交わす。以降は各自が自宅などそれぞれの場所で、自分自身の仕事に取り組む。昼休みになれば個々に席を離れて食事を取り、個々のスケジュールに基づいて営業や現場作業などに外出する人もいる。1人ひとりが別々の場所にいるということを除けば、ウェブ会議システムを通じて普段と変わらない「職場の1日」が過ぎていく。

 「つなぎっ放し」の際にはそれぞれ、カメラとスピーカーはオンのままだが、マイクはオフにすることを原則にしている。話しかけたい用事があるときだけ、マイクをオンにする。Zoomでは利用者同士がパソコン画面上でデータを共有したり、チャットで会話したりすることもできるので、話の内容によっては対面で立ち話するよりも効率がいい場合も少なくないという。

 また相手の作業状況がリアルタイムで画面に映っているので、手が空いたタイミングを見計らって話しかけることができるメリットもある。同社では社員間の少し込み入った打ち合わせの際には、「Google(グーグル)」のビデオ通話サービス「Google Meet」も併用。「日常的なコミュニケーションではチャットや画面共有などの機能が豊富なZoom、音質の良さやセキュリティーの高さがより求められる打ち合わせの際にはGoogle Meetと、使い分けている」とA氏は説明する。

少し込み入った打ち合わせの際には、「Google」のビデオ通話サービス「Google Meet」も併用。上の画面は、A社でのGoogle Meetを使ったミーティングの1コマ(資料:大菅 力)
少し込み入った打ち合わせの際には、「Google」のビデオ通話サービス「Google Meet」も併用。上の画面は、A社でのGoogle Meetを使ったミーティングの1コマ(資料:大菅 力)
[画像のクリックで拡大表示]