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 テレワークが広がり、Web会議はすっかり一般的になった。「Microsoft Teams(以下、Teams)」も、「ビデオ会議」機能を用意している。今回は、その使いこなし方を詳しく見ていこう。手軽にWeb会議を実施できるので、積極的に活用したい。

Teamsで会議を予約する

 「会議」は急には始められない。メンバーの予定を調整して、予約するところから始めなければならない。また、会議する場所を探すのもひと苦労だ。Teamsでは、スケジュール管理を行う「予定表」の機能を用意している。ここでメンバーを集めたビデオ会議などを簡単に予約できる。

 さらにTeamsが備える予定表は、メールアプリの「Outlook」の予定表と連動している。すなわち、Teamsの予定表とOutlookの予定表の相互に予約の結果が反映されるのだ。Outlook側から、Teamsのビデオ会議の予約も可能となっている。

 ここから、実際にTeamsでビデオ会議を予約するときの流れをチェックしていこう。まず予定表の画面右上にある「+新しい会議」をクリックするか、予定表の上で会議を設定したい時間帯をドラッグする。

左端のメニューから「予定表」を選ぶ。新規に会議を予約する場合は、画面右上の「新しい会議」をクリックする。会議予定を作成したい時間帯を予定表の上でドラッグしてもOK
左端のメニューから「予定表」を選ぶ。新規に会議を予約する場合は、画面右上の「新しい会議」をクリックする。会議予定を作成したい時間帯を予定表の上でドラッグしてもOK
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 すると、会議の詳細を設定する画面が表示されるので、ここでタイトルや日時を入力する。時間帯をドラッグした場合は、その日時が自動的に入力されるので便利だ。

新しい会議の設定画面が開くので、会議のタイトルや時刻などの情報を入力する
新しい会議の設定画面が開くので、会議のタイトルや時刻などの情報を入力する
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 会議の出席者の指定方法は、2種類ある。チャネルに登録されたメンバー全員を指定する方法と、個々のメンバーを指定する方法だ。チャネルのメンバー全員を招待するには、設定画面の中にある「チャネルを追加」をクリックし、開いたチャネル一覧から該当するチャネルを選ぶ。

会議に既存のチャネルのメンバー全員を招待するときは、設定画面中の「チャネルを追加」で該当するチャネルを選ぶ
会議に既存のチャネルのメンバー全員を招待するときは、設定画面中の「チャネルを追加」で該当するチャネルを選ぶ
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