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 ビジネスに文章は不可欠です。資料や文書、メールなど、ビジネスを支える文章は数多くあります。

 その重要性は、このところさらに高まっています。新型コロナウイルス感染拡大の影響で、テレワークが広がっているからです。普段なら会話で済ませていたことを、メールやチャットを通じて伝える必要があります。ちょっとした文章の不備が誤解を生み、トラブルやミスにつながりかねません。

 本連載では、ビジネスをスムーズに進める文章を書くための基本的なノウハウを紹介します。今回は、相手の信頼を得るために押さえておきたい言葉遣いを取り上げます。

正しい敬語は自分を助けてくれる

 まずは敬語です。敬語なんてあまりに基本的過ぎると思われるかもしれません。しかし、筆者が多くの企業で文章研修を実施する中で感じているのは、社会人経験が長い人でも敬語を正しく使えていないケースが少なくないということです。役職が上の方でも、敬語を難しいと感じている人は多くいます。

 敬語が難しいとされる理由の1つが、日本語が相対敬語であることです。相対敬語では、そのときの立ち位置で、尊敬語と謙譲語を使い分けます。お客様の前では、自分の上司は“身内”なので謙譲語で表現する必要があります。しかし、会社に帰ると上司なので尊敬語を使います。

 「敬語は面倒だ、何のために使うのか」と言う人もいます。敬語を使う理由はさまざまありますが、筆者が特に重要だと考えているのが「敬語は職場の潤滑油」であるという点です。適切な言葉遣いをすれば相手を尊ぶ気持ちが伝わり、あなたの言いたいことや考えを相手がスムーズに受け入れやすくなります。

 つまり、あなたの仕事が思った通りに進み、目標が早く達成できるようになるのです。正しく感じの良い敬語は、あなたを助けてくれます。

 さて、仕事をスムーズに進めるために覚えておきたい動詞を7つ挙げます。かっこの中は、謙譲語/尊敬語の順です。これらをマスターしておけば、ビジネスで必要な最低限の敬語は使いこなせるでしょう。

  • する(いたす/なさる)
  • 行く(伺う/いらっしゃる)
  • 来る(参る/いらっしゃる・お見えになる・お越しになる)
  • 居る(おる/いらっしゃる)
  • 言う(申す/おっしゃる)
  • 見る(拝見する/ご覧になる)
  • 聞く(拝聴する/お聞きになる・お耳に入る)

 「する」を「やる」と言う人がいますが、「やる」は「する」の乱暴な表現です。オフィシャルな場では使わないほうがよいでしょう。「やる」を丁寧にしようとして「やられた」としても、尊敬表現としては不適切です。

 「敬語を使わなくては」という意識が強過ぎて、敬語にすべきではないときに敬語を使ってしまうケースもあります。一例が動物です。「部長の家には猫が2匹いらっしゃる」と書く人がいますが、動物には敬語は使いません。この場合は、「部長は猫を2匹飼っていらっしゃる」などが適切です。

 天気に敬語を使ってしまう人もいます。「そちらは雨が降っていらっしゃいますか」とは表現しません。「そちらは雨が降っていますか」でよいでしょう。

 なお、敬語の使い方で1つ例外を挙げておきます。基本的には身内には謙譲語を使いますが、自社の社員の家族に対してその社員のことを表現するときは、尊敬語を使います。例えば家族からその社員を呼び出す電話がかかってきたときは、「〇〇様は現在、外出なさっています」のように言います。社員の身内である家族と接するときは、自分は他人になるためです。