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 仕事でやり取りするメールの中に、読みやすいものと読みにくいものがあると感じたことはないでしょうか。読みやすいメールは一読すれば内容が分かりますが、読みにくいメールは相手が言おうとしていることを理解するのに労力がかかります。

 いつも読みやすい文面を送ってくれる人からのメールは、忙しい中でもすぐに読もうという気になります。反対に「この人のメールは分かりにくい」という印象が付いてしまった人の場合は、読むのがおっくうになり後回しにしてしまいがちです。読みやすいメールを書けば、それだけ自分の仕事がスムーズに進むのです。

 読みにくいメールにはいくつかの特徴がありますが、今回は表記に注目してみます。

表記で伝わりやすさが変わる

 以下は、実際に筆者が遭遇したメールの一部です。

資料、工事完了後至急返却致します。
尚工事完了日、別途連絡致します。
改善策必要痛感です。

 ぱっと見て、読みにくそうだと感じませんか。ゆっくり読まなければ文章の意味が頭に入ってきません。

 読みにくさを生んでいる大きな原因が、漢字の羅列です。漢字が続いていて助詞もないので、理解するのに時間がかかります。つまり、読み手の理解のプロセスに負担をかけているということです。

 ビジネスで使う文書では、接続詞や文末表現などの補助的な語句は平仮名表記にするのが望ましいとされています。補助的な語句を平仮名で書き、本当に伝えたい名詞や動詞を漢字にします。こうすることで漢字の部分が目立ち、相手も読みやすくなるのです。

 先ほどのメールは、例えば以下のように書けばより伝わりやすくなるでしょう。

資料は、工事が完了したら速やかに返却いたします。
なお、工事の完了日は別途、連絡をいたします。
改善策が必須であることを痛感しました。