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カード単位でタスクを見える化する「Trello」

 テレワークでは、自分の仕事やチームプロジェクトの進捗状況を自宅で管理しなくてはならない。進捗管理に悩んでいるなら、タスク管理サービスを使ってみるのも手だ。

 オーストラリアAtlassian(アトラシアン)の「Trello」は、タスクごとに付箋のようなカードを作り、管理していくタスク管理ツールである。各カードにはタスクの担当者や期限、説明などを書き込む。カード単位での変更や移動が可能なので管理がしやすい。

 Trelloは「ボード」「リスト」「カード」の3階層でタスクを管理する。ボードは、プロジェクトごとや部署ごとなどの大きなくくり。その下のリストは「作業前」「進行中」「完了」など、進捗状況ごとのグループ。リストの下にタスクごとのカードを並べる。すべてのカードが「完了」リストに入れば、タスク終了ということになる。

 Trelloには2種類の有料プランと無料プランがあるが、まずは無料プランを試してみよう。無料プランでも個人が管理するプライベートボードは無制限に作ることができ、使用期限もないので、自分の作業を管理するには十分だ。

TrelloのWebサイトにアクセスし、メールアドレスを入力して「アカウントを作成」をクリックする
TrelloのWebサイトにアクセスし、メールアドレスを入力して「アカウントを作成」をクリックする
(出所:オーストラリアAtlassian)
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 続く画面で名前とパスワードを指定すればアカウントができる。アカウント作成が済むと、ボードやリストを作成するサンプル画面が表示されるが、何も入力せず先に進めてもよい。

 ホーム画面が表示されたら、実際のボード作成を始める。「ボードを作成」をクリックし、ボードタイトルなどを指定して新しいボードを作成する。

「ボードを作成」をクリックして新しいボードを作成する
「ボードを作成」をクリックして新しいボードを作成する
(出所:オーストラリアAtlassian)
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 作成したボードが開いたら、必要なリストを作成する。例えばプロジェクトに「未着手」「作業中」「確認」という3つの進捗状況があるとしたら、リストにはこの3つを登録する。リストができたら、「カードを追加」をクリックして、タスクを入力していく。

リストを作成したらカードを追加して、タスクを入力していく
リストを作成したらカードを追加して、タスクを入力していく
(出所:オーストラリアAtlassian)
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 カードには、具体的なタスクを入力していく。まずは思いつくタスクごとにカードを作成してから、必要に応じてカードの詳細にタスクの内容を入力するとよいだろう。

カードをクリックして詳細画面を開き、タスクの説明やラベル付けなどをする
カードをクリックして詳細画面を開き、タスクの説明やラベル付けなどをする
(出所:オーストラリアAtlassian)
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 テレワークで自分一人のタスクを管理するなら、これでボードは完成だ。後は進行状況に応じて、カードを移動したり、追加したりしていけばよい。

進行中のタスクはドラッグで「作業中」リストに移動するなど、進行状況に応じてカードを動かしていく
進行中のタスクはドラッグで「作業中」リストに移動するなど、進行状況に応じてカードを動かしていく
(出所:オーストラリアAtlassian)
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 一緒に作業するメンバーがいるなら、招待してタスクの状況を知らせたり、一緒に管理したりできる。メンバーはボードごと、カードごとに追加することもできるが、いつも決まったメンバーで仕事をするなら「チーム」として登録しておくと、メンバー登録の手間を省ける。

「チームを作成」をクリックし、チーム名や説明を入力して登録する
「チームを作成」をクリックし、チーム名や説明を入力して登録する
(出所:オーストラリアAtlassian)
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 ホーム画面には、作成したチーム名が表示され、チームの管理画面ではメンバーの追加やチーム全員で使用する「チームボード」の作成ができる。無料プランでは「チームボード」が10件までという制限があるので、チームボードにするか、プライベートボードとしてボードごとにメンバーを招待するかは考えどころだ。

チームの管理画面。「ボード」タブでチームボードの作成、「メンバー」タブでメンバーの追加などができる
チームの管理画面。「ボード」タブでチームボードの作成、「メンバー」タブでメンバーの追加などができる
(出所:オーストラリアAtlassian)
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 Trelloにはガントチャートやカレンダーなどのプラグインが用意されている。また、Chromeの機能拡張などを使って機能を追加できるので、「こうした機能はないのだろうか」と思ったら探してみるとよい。