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在宅勤務を進める企業では紙文書や社員の勤務状況の把握が課題になった。コロナ下で降って湧いた課題に、企業はRPAを使って解決に乗り出した。BPMなど他の技術との組み合わせ活用も加速している。

 新型コロナウイルスの感染防止のため出社する社員数を限定しているなか、大量のデータをシステムで処理する必要が出てきた――。自賠責保険の事務処理で直面したこの課題をRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)で解決したのが損害保険ジャパンだ。

 2020年4月、自賠責保険の保険料が変わった。それに伴い損保ジャパンは、3万5000件の契約について保険料を一部、返金することになった。

 通常業務のほかに発生した追加の業務。そこへ2020年3月、新型コロナウイルス禍が追い打ちをかけた。感染防止策として在宅勤務を進める中、多くの社員が出社して対応するのは難しくなっていたのだ。

 そこで頼ったのが、2017年から活用してきたRPAだ。まず全国の営業店から届いた返金手続きに関する紙文書の内容を、外部業者に委託してデータ化。結果をRPAで社内システムに自動入力し、返金手続きを乗り切った。

事故受付部門をペーパーレスに

 損保ジャパンがコロナ下で進めるRPA活用はこれだけではない。「特にペーパーレス実現のためRPAの活用が進んでいる」と業務改革推進部企画グループの小口隆之課長代理は話す。

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損害保険ジャパンにおける2020年春以降のRPAの適用例
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損害保険ジャパンにおける2020年春以降のRPAの適用例

 その1つが事故受付部門の仕事だ。同部門では契約者から事故案件を受け付けると、部署内の複数メンバーへ業務を振り分けている。従来は振り分けを受け持つ差配担当者が業務システムから案件に関する書類を印刷し、該当するメンバーに渡していた。差配担当者は新しい事故案件が登録されていないかを定期的に確認するため、業務システムを操作する手間もかかっていた。

 この業務については印刷をやめたうえで、RPAを使って案件を自動確認できるようにした。ソフトロボが業務システムを常に監視して新しい事故案件があるとPDFファイルを作り、特定フォルダーに保存。差配担当者はそのフォルダーをパソコンの画面上に表示したままにしておけば、新しい案件にすぐ気付けるようになった。

 差配担当者がPDFのファイル名を変更して、メンバーを識別する番号を追加すると、対応するメンバーのパソコン画面へ変更を自動通知するようにして差配に気付けるようにもしている。「2019年秋ごろ開発したものだが、コロナ下で一気に浸透した」。業務改革推進部企画グループの藤田直也課長代理は手応えを語る。