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 対面での打ち合わせを控えるようになったコロナ禍では、オンライン会議を利用する企業が増えた。社外との打ち合わせはもちろん、社内の会議にも利用するようになっている。インターネットに接続したPCやスマートフォン、タブレットなどがあればどこでも参加できるので、テレワークで自宅から臨む人もいるだろう。

 ただカメラ越しで会うため、緊張感に欠けて気が緩みやすくなる。特に学生気分が抜けない新入社員はビジネスマナーやルールを忘れて失敗をしてしまうこともあるだろう。そこでオンライン会議で失敗しないためのポイントを7つ紹介しよう。

オンラインでも身だしなみは重要

 オンライン会議では対面よりも限られた情報で相手の意図を判断し、こちらの主張も伝えなければならない。そのためオンライン会議には緊張感を持って臨むべきだ。

 オンライン会議で失敗しないための最初のポイントは服装だ。服装を変えて気を引き締めよう。どんなオンライン会議であっても部屋着での参加はNGにしたい。取引先など社外の人との会議ではビジネス用の服装で挑むようにする。本来はビジネス用の服装で会っている相手であり、画面越しだからと言ってカジュアルにする理由はない。

 2つめのポイントは会議前にツールを起動して動作チェックをしておくことだ。オンライン会議ではZoomやMicrosoft Teams、Google Meetなどのツールを利用する。使い慣れているツールであってもトラブルが発生して突然動かないなどということもあり得る。例えば音が聞こえなかったりカメラが起動しなかったりする。トラブルに備えて会議の10分前にはツールを起動して、マイクやスピーカーの動作を確認しておきたい。

オンライン会議ツールのZoom。会議前に起動してマイクやスピーカーをテストしておくとよい
オンライン会議ツールのZoom。会議前に起動してマイクやスピーカーをテストしておくとよい
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 3つめは録画・録音の準備だ。オンライン会議の録画はツールによっては主催者しかできない場合がある。もし新入社員など自分以外の人が会議を設定した場合は、会議前に録画を指示し、会議が始まったら録音マークが表示されているかどうかを確認する。ボイスレコーダーなどの機器を使って録音する場合は、会議前に機器をセッティングしてあらかじめテストしておく。