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あわてないためにも事前に動作確認を

 重要な会議に参加するときは、直前でもいいのでアクセスし、カメラとマイクが動作するかを確認しておくと安全だ。以前使えても、当日も使えるとは限らないからだ。

 突然おかしくなるケースとしては、カメラやマイクのケーブルが抜けていたり、ワイヤレスヘッドセットの電池が切れたりといった原因が考えられる。関係者全員を待たせている状況だと、PCを再起動する数分でも胃が痛くなってしまう。あらかじめ準備しておくことをお勧めする。

利用するビデオ会議システムなら万全ですが、他のサービスを利用してもマイクやスピーカーの動作確認はできる。画面は「Meet」のWeb版
利用するビデオ会議システムなら万全ですが、他のサービスを利用してもマイクやスピーカーの動作確認はできる。画面は「Meet」のWeb版
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音質や映像が悪いと相手にストレスを与えてしまうので要注意

 音が飛び飛びになったり、雑音が入ったり、大きくなったり小さくなったりすると、相手はとても聞きにくくなる。しかもこのトラブルは、自分ではその症状を感知できないので気づきにくい。相手が何度も聞き返してくるようなら、マイクの状態を確認しよう。

 映像でもコマ落ちしたり、固まったりしてしまうと相手にストレスを与えてしまう。せっかくビデオ会議を開いているのに、議題に集中できなければ、業務効率が低下してしまう。

 自分の音や映像は周りの環境に左右される。雑音の少ないクリアな音にするには、静かな環境でビデオ会議に参加することだ。例えばオフィススペースで参加したときにマイクが周りの人の声を拾ってしまうと、相手はこちらが発言したと思って会話を止める可能性がある。また、マイクの近くにプロジェクターやエアコンがあると動作音を拾って雑音になるため注意が必要だ。

 映像をクリアにするには、まず明るさ。暗いところだとどうしても見えづらくなる。そして、そもそもWebカメラの性能が足りず画質が悪いことも多い。今は数千円で200万画素クラスのWebカメラが購入できるので買い替える手もある。

 音や映像が乱れる原因としては、PCやネット回線も考えられる。PCの性能が低すぎたり、バックグラウンドで大きなアップデートが行われていたりすると、処理が重くなってしまう。ネット回線の速度が遅すぎる場合も同様だ。OSに大型のアップデートを適用するなら、事前に完了させておくか、延期すればいい。

 ネット回線の速度が分からないなら、速度計測サイト(https://fast.com/ja/)で計測してみよう。最低10Mbps程度あればビデオ会議に利用できるだろう。快適に利用するなら50Mbpsくらいあると安心だ。

 もし利用しているネット回線が何らかの理由で遅すぎる場合は、スマホのテザリング機能を利用しよう。スマホの通信量を消費してしまうが、急場はしのげる。

 スマホアプリで参加する手もある。画質や音質もいいので問題なく利用できる。その際は、どこかに置いてスマホを固定すること。手持ちでゆらゆら画面が揺れるのはNG。そしてバッテリー切れに注意すること。

スマホアプリでも問題なくビデオ会議に参加できる。一般的なWebカメラよりも高画質だ
スマホアプリでも問題なくビデオ会議に参加できる。一般的なWebカメラよりも高画質だ
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困った人に遭遇したらミュートや追い出しで対応

 企業間でビデオ会議をするときなど、複数人が同じ会議室からそれぞれのPCで参加することがある。そうするとお互いのPCが音を拾って再生するので、ハウリングを起こしてしまうことがある。そんなときは、発言する人以外はマイクをミュートにするように促すとよい。

 そもそも発言していないときは普段からミュートにするのがマナーだ。雑音を入れずに済むし、突然くしゃみをしたくなったり、家族に話しかけられたりしても迷惑をかけない。ただし、発言する際には必ずミュートを解除する必要があるので忘れないようにしよう。

聞いているときはマイクをミュートし、発言するときにオンにする癖を付けておくといい
聞いているときはマイクをミュートし、発言するときにオンにする癖を付けておくといい
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 筆者は遭遇したことはないのだが、一般参加が可能なミーティングで困った人が入ってきてしまうというトラブルも考えられる。すでに対策されているが、2020年前半に「Zoom」の会議に乱入していたずらをする「Zoom爆弾」がはやった。

 授業や裁判などのビデオ会議で、いきなり暴言を吐いたり侮蔑的な行動を行ったりするのだ。そんなとき、主催者なら当事者をすぐにミュートにできる。治まらないようなら強制的にビデオ会議から追い出すことも可能。

 「Zoom」の場合は、参加者の一覧からユーザーを選び、「削除」をクリックすれば追い出せる。めったに起きることではないが、トラブルに遭遇したときに慌てないように、操作方法はチェックしておこう。

迷惑ユーザーが出現したら強制退出させる。「Zoom」の場合はユーザーの「詳細」から「削除」をクリックする
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