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ビデオ会議を活用するために多彩な機能を搭載している

 ビデオ会議を有効に活用するなら、たくさん搭載されている便利な機能も使い倒したい。まず覚えておきたいのは、録画機能だ。Zoomは無料プランならローカルに、有料プランならローカルに加えてクラウドに録画できる。

 ビデオ会議を動画として残しておけば、言った言わないのすれ違いも防げるし、議事録を作るときにも役立つ。録音は「レコーディング」ボタンをクリックするだけ。参加者全員に「このミーティングは録音されています」と音声でアナウンスが流れるのと、画面にもダイアログが出る。問題なければ「続行」をクリックし、録画されたくないなら「ミーティングを退出」をクリックすればいい。

「レコーディング」ボタンをクリックすると録画できる
「レコーディング」ボタンをクリックすると録画できる
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参加者にも確認ダイアログが表示される
参加者にも確認ダイアログが表示される
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 「チャット」をクリックすると、テキストメッセージをやりとりできるウインドーが開く。ビデオ会議で話題に出たWebサイトや伝達ミスを防ぎたい人名や数字などを伝えるときに活用できる。ドラッグ&ドロップでファイルを送信することも可能で、プレゼン資料を共有できる。

「チャット」を開けば、チャットでもコミュニケーションできる
「チャット」を開けば、チャットでもコミュニケーションできる
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 「送信先」から特定の相手だけにメッセージを送ることも可能。例えば、後ろに洗濯物が映ってますよ、などとそっと教えてあげることができる。

 「待機室」機能もよく利用されている。招待された人がビデオ会議に参加しようとすると、まずは待機室に入り、主催者の許可を求める機能だ。URLを知った第三者が会議に乱入しないようにできる。待機室のオンオフはミーティングのスケジューリング画面で設定できる。

 招待された人が参加しようとすると主催者に通知されるので、「参加者」をクリックしよう。「待機室」にいるユーザーが一覧表示されるので「許可する」をクリックすればいい。

 時間になっても参加しないので遅刻かと思いきや、待機室でずっと待たせてしまった、なんてトラブルも起きているので注意しよう。

「待機室」にいるユーザーに入室を許可する
「待機室」にいるユーザーに入室を許可する
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 以上が、豊富な機能が人気で大躍進中のZoomの活用方法となる。他にも便利な機能が多くある上に、セキュリティーも強化されているので安心して利用できる。手軽なのに高機能で安定しているのでファンが多いのも納得のビデオ会議サービスといえるだろう。