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『それでは伝わらない!ビジネスコミュニケーション新常識 デジタルグローバルな作法は若者に学べ』
『それでは伝わらない!ビジネスコミュニケーション新常識 デジタルグローバルな作法は若者に学べ』

 「ビジネスコミュニケーションの常識」がいま大きく変わりつつあります。次世代のデジタルグローバルなビジネスコミュニケーションでは、キャリアパーソン世代が身に付けてきた空気を読む気配りや相手の立場をわきまえた丁寧な言葉使い、実直な態度などはむしろ不適切となり、ストレートでフラット、共感を重視したSNSスタイルが今後の「新常識」になります。キャリア世代は耳を疑う話かもしれません。本連載ではなぜそうした変化が起こるのか、書籍『それでは伝わらない!ビジネスコミュニケーション新常識 デジタルグローバルな作法は若者に学べ』(2022年8月、日経BP発行)を基に、ビジネスコミュニケーションの常識を変え、グローバル化を一気に進展させる新しいツールの登場やコミュニケーションスタイルの変化の背景を整理して解説します。今回のテーマは、ビジネスパーソンが報告・連絡・相談に使っているツールについてです。(技術プロダクツユニットクロスメディア編集部)

 ある保険会社では、業務報告はすべてLINEで行っています。報告テンプレートが決まっていて、そこに報告内容を記入してLINEで上司に送信します。仕事に関するやりとりも基本的に常にLINEのメッセージで行います。LINEであれば片手でスピーディーかつ簡潔にやりとりできます。「お疲れさまです」「よろしくお願いします」程度の挨拶は入れますが、メールほど堅苦しい文章は不要で、気心の知れた相手であればラフな書き方でも問題ありません。

 その保険会社で働く若手のJさんにとっては、使い慣れたLINEが使えるメリットは感じつつ、まだ非効率な点があると指摘します。

 「会社から支給されるスマホに業務用LINEのアカウントがありますが、それとは別に上司とは私用スマホのLINEでもつながっていて、報告は社用で、それ以外は私用LINEへ、といった指示をされるのです。自分からすると、1つのLINEに統一してやりとりできればいいと思います。また、業務テンプレートもフォーマットに従って入力するのは手間がかかるので、必要な数字だけをそのまま送るなど、もっとシンプルにしてほしいなと思います」

ビジネスチャットで全社員とつながる

 現在フリーランスでメディア運営をする28歳のKさんは、フリーになる前は美容室で働き、その前は金融系ソフトウエアサービスのスタートアップ企業で働いていました。ソフトウエア企業と地元の美容室でのコミュニケーション方法は全くカルチャーが異なりギャップに驚いたと言います。

 「ソフトウエア企業では、すべてのコミュニケーションはSlackで行われていました。上司からの業務指示、チームメンバーとのディスカッション、全体アナウンスなど、何から何までSlackで完結していました」

 20代のKさんにとってSlackは、仕事のコミュニケーション手段として使いやすかったようです。

 「私にとっては、すごくやりやすくて気に入っていました。一番は、いちいち『お疲れさまです』とか『よろしくお願いいたします』とか、メールでよく使う定型文を入れる必要がなく、伝えたいこと、聞きたいことをそのまま、すぐ送れるところです。また、LINEのようにスタンプで反応できるところもすごく便利でした。読んだことをスタンプで、ワンクリックで伝えられますし、仕事上の成果をSlackで投稿すると、同僚がおめでとうをスタンプで伝えてくれることもありました」

 「Slackでは参加しているメンバー全員のアカウントを見ることができるため、直接の上司や同僚以外にもメッセージを送ることができます。私も社長に直接、改善アイデアのメッセージを送ったことがあります。以前、来客したお客さまが適切な案内を受けていない状況を見て、来客の際の案内プロセスや担当者を正確に決めておくべき、という趣旨のメッセージを伝えました。社長は早速その問題の対応策を講じてくれました」

 一方でデメリットもあったようです。

 「Slackで全社員とつながってしまうので、DMで私用のメッセージを直接送ってくる同僚がいました。正直、勤務中に仕事外の話をする余裕はなかったのですが、むげにすることもできず、対応が面倒だなと思うこともありました」