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 テレワークやオンライン会議が広がりを見せるなか、紙の書類を手にする機会が減っています。「資料はメールで送ります」「オンラインで共有したので、修正事項があれば赤字を入れてください」といったやり取りも日常茶飯事です。そんなデジタル化した資料のデファクトスタンダードが「PDF」でしょう。ワードやエクセルで作成した資料を手早くPDF化してまとめたり、受け取ったPDFに直接コメントを書き込んで返したり──。そんな“PDF活用スキル”を、今すぐ身に付けましょう!

作成編 ワードもエクセルもまとめてPDF化!パスワード設定も

 まずは、オフィスソフトで作成した文書をPDF化する方法から見ていこう。ワード文書、あるいはエクセルの表をそれぞれPDF化するなら話は簡単。オフィスは標準でPDFを作成する機能を備えているからだ。しかし、会議のレジュメや取引先に渡すプレゼン資料には、ワードで作るものもあれば、エクセルで作成した表もあるはず。それらをバラバラにPDF化して相手に渡すのは不親切だ。なるべく1つのPDFにまとめて、順番に参照できるように作るのが望ましい(図1)。

文章と表が混在する資料を作りたい
文章と表が混在する資料を作りたい
図1 ワードで作成した文章中心の資料と、エクセルで作成した表――。それぞれ別のPDFにするより、1個のPDF、可能なら1ページにまとめたPDFを作成して配布するほうが親切だ
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エクセルの表をそのままの形でワードに貼り付ける

 ワード文書にエクセルの表を盛り込む方法としてすぐ思い付くのは「コピペ」する方法だが、普通にコピペするとワードの罫線を使った表に変換されて、見た目が変わってしまう。その後で体裁を整えるのは至難の業だ。そこで覚えておきたいのが、「図」として「リンク貼り付け」をする方法。エクセルの表を見た目はそのまま画像として貼り付けるワザで、かつ貼り付けた図と元の表は「リンク」しており、エクセル側で表を修正すると、ワード側の表も自動更新される。