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 テレワークやオンライン会議が広がりを見せるなか、紙の書類を手にする機会が減っています。「資料はメールで送ります」「オンラインで共有したので、修正事項があれば赤字を入れてください」といったやり取りも日常茶飯事です。そんなデジタル化した資料のデファクトスタンダードが「PDF」でしょう。ワードやエクセルで作成した資料を手早くPDF化してまとめたり、受け取ったPDFに直接コメントを書き込んで返したり──。そんな“PDF活用スキル”を、今すぐ身に付けましょう!

活用編 PDFに直接書き込んで送信!赤字入れやひな型への入力も

 テレワークが広がり、PDF資料をメールで送受信したり、オンラインで共有したりする機会が増えた。PDFに直接コメントや赤字を入れて返すことや、PDFの内容を再利用して新しい書類を作るケースも増えているだろう。そのような作成済みのPDFを効果的に活用するワザも身に付けたい。

「注釈」を利用して複数ユーザーで回覧

 まずは「アクロバットリーダーDC」が備える「注釈」機能の活用。注釈といっても、いわゆる〝校正″や〝コメント″の機能だと考えればよい。PDFに文字や図形を書き込んで修正指示を出したり、内容についてコメントして意見交換をしたりできる(図1)。

資料を回覧、「注釈」で修正を指示
資料を回覧、「注釈」で修正を指示
図1 「アクロバットリーダーDC」では、「注釈」機能を利用して、内容に関するコメントや修正指示などを書き込める。複数ユーザーで回覧する際に便利な“会話機能”などもある。資料をオンラインでやり取りする際の便利な使い方をマスターしよう
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 注釈機能を利用するには、画面右端にある「注釈」ボタンを押し、「注釈ツールバー」を表示させる(図2)。ここで「描画ツール」→「描画ツールを展開」を選ぶと、さらに多くのツールが表示されるので便利だ。例えば「引き出し線付きテキストボックス」を選び、ページ上でクリックすると、その位置に矢印の付いた文字枠を挿入できる(図3)。矢印を適当な位置に合わせ、文字枠の中にコメントを書き込もう。

「注釈」機能の描画ツールを活用
「注釈」機能の描画ツールを活用
図2 画面右端にある「注釈」ボタンを押すと「注釈ツールバー」が表示される(1)(2)。わかりやすく赤字を入れるなら、「描画ツール」を利用するのがお勧め(3)。「描画ツールを展開」を選ぶと(4)、メニュー項目がツールバーに表示されて選びやすくなる
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図3 例えば「引き出し線付きテキストボックス」を選んでPDF上でクリックすると、矢印の付いた文字枠を作成できる(1)~(3)。矢印の先端をドラッグすれば、指す位置を調整できる
図3 例えば「引き出し線付きテキストボックス」を選んでPDF上でクリックすると、矢印の付いた文字枠を作成できる(1)~(3)。矢印の先端をドラッグすれば、指す位置を調整できる
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