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ファイルのうっかり保存忘れにも対応

 作成したOfficeファイルを残しておくには、保存操作が必要になる。ここでは、保存に関連する時短操作やファイルを復元する方法を紹介する。

保存場所を変更する

 ファイルを保存する際、OfficeのバージョンによってやMicrosoft 365にサインインしている場合は、「OneDrive」が既定の保存先に設定されていることがある。ファイルをパソコン内の特定のフォルダーに保存したい場合は、その都度指定し直さなければならず、変更操作が面倒だ。これを常に利用するフォルダーに固定したいなら、Excelなら「Excelのオプション」画面の「保存」から変更する。既定では「既定でコンピューターに保存する」のチェックがオフになっているのでこれをオンにして、保存先を指定する。

既定はOneDriveのフォルダーが指定されている。これを変更したい場合は、「ファイル」タブの「オプション」から「Excelのオプション」画面を表示する。左側で「保存」をクリックし、「既定でコンピューターに保存する」のチェックをオンにする。「既定のローカルファイルの保存場所」に利用する保存先を指定する
既定はOneDriveのフォルダーが指定されている。これを変更したい場合は、「ファイル」タブの「オプション」から「Excelのオプション」画面を表示する。左側で「保存」をクリックし、「既定でコンピューターに保存する」のチェックをオンにする。「既定のローカルファイルの保存場所」に利用する保存先を指定する
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ファイルを回復する

 Officeファイルはこまめに保存しておこう。せっかく作成したファイルが保存されていなければ、1日の作業が無駄になる。ファイルを保存せずに終了してしまった場合でも、自動回復用データの設定がされていれば復元できる可能性がある。一からファイルを作成せずにすみ、時短につながる。

 Excelの例では、まず「Excelのオプション」画面を表示して自動回復用データの設定を確認する。この「次の間隔で自動回復用データを~」のチェックをオンにし、保存時間を1~120分の範囲で指定する。この設定をしていれば、ファイルを保存せずに終了してしまった場合に、ここから回復できる場合がある。

「ファイル」タブの「オプション」から「Excelのオプション」画面を表示する。左側で「保存」をクリックし、「次の間隔で自動回復用データを保存する」のチェックをオンにし、保存時間を設定する
「ファイル」タブの「オプション」から「Excelのオプション」画面を表示する。左側で「保存」をクリックし、「次の間隔で自動回復用データを保存する」のチェックをオンにし、保存時間を設定する
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 ファイルを復元したい場合は、「ファイル」タブの「情報」をクリックし、「ブックの管理」の一覧に表示された一覧からにあるファイル名をクリックしてファイルを復元する。また、「ブックの管理」をクリックして、「保存されていないブックの回復」をクリックすると、「ファイルを開く」画面が表示され、復元対象のファイルをクリックして開くことができる。

「ファイル」タブの「情報」の「ブックの管理」の一覧から回復したいファイルを選択する(上)。ファイルが表示されるので、メッセージバーの「復元」をクリックしてファイルを復元する
「ファイル」タブの「情報」の「ブックの管理」の一覧から回復したいファイルを選択する(上)。ファイルが表示されるので、メッセージバーの「復元」をクリックしてファイルを復元する
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バージョン履歴で管理する

 OneDriveやMicrosoft 365のSharePointに保存していれば、Officeファイルの履歴をバージョンで管理できる。Excelの例では、まずMicrosoftアカウントでサインインしてOneDriveに保存するように設定を変更する。「ファイル」タブの「情報」をクリックして表示される画面で、「バージョン履歴」をクリックする。ここでOneDriveに保存先が設定されていない場合は、「自動保存を有効にする方法」の画面が表示されるので、保存先のOneDriveを指定する。

「ファイル」タブの「情報」の「バージョン管理」をクリックする。保存先がOneDriveに指定されていない場合は、メッセージが表示されるので保存先のOneDriveを指定する
「ファイル」タブの「情報」の「バージョン管理」をクリックする。保存先がOneDriveに指定されていない場合は、メッセージが表示されるので保存先のOneDriveを指定する
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 右側に「バージョン履歴」ウインドウが表示される。ここで戻したいファイルをクリックすると、指定したファイルが表示される。メッセージバーの「復元」をクリックすると指定したファイルに復元できる。復元したバージョンごとに管理されるので、前の状態に戻すことも可能だ。

画面の右側に「バージョン履歴」が表示されたら、復元したい履歴のバージョンを開く。メッセージバーの「復元」をクリックすると、ファイルが表示される
画面の右側に「バージョン履歴」が表示されたら、復元したい履歴のバージョンを開く。メッセージバーの「復元」をクリックすると、ファイルが表示される
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