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名前なら大きなセル範囲の選択も可能

 ショートカットキー以外にも選択に便利な機能がある。数式バーの左端にある「名前」ボックスでセルやセル範囲に名前を付けると、次からはそれを選択するだけで選択が可能だ。この名前は、印刷範囲や数式内でも利用できる。

セルやセル範囲を選択して、「名前」ボックスに名前を入力して「Enter」キーを押す。次からはその名前を選択するだけでセル範囲を選択できる
セルやセル範囲を選択して、「名前」ボックスに名前を入力して「Enter」キーを押す。次からはその名前を選択するだけでセル範囲を選択できる
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 名前は、表の見出しから自動的に作成も可能だ。表全体を選択した状態で、「数式」タブの「選択範囲から作成」をクリックする。表示された画面で、見出しの位置に応じたチェックボックスをオンにする。登録後、「名前」ボックスをクリックすると、その見出しが名前として登録されている。名前に登録した範囲は、その見出しがある下の列または行のセル範囲になる。

表示された画面から見出しの位置を指定する。ここでは、表の上側に見出しがあるため、「上端行」のチェックをオンにし、「OK」をクリックする。あらためて「名前」ボックスをクリックし、たとえば「商品名」を選択すると、セルC4~C23が自動的に選択される
表示された画面から見出しの位置を指定する。ここでは、表の上側に見出しがあるため、「上端行」のチェックをオンにし、「OK」をクリックする。あらためて「名前」ボックスをクリックし、たとえば「商品名」を選択すると、セルC4~C23が自動的に選択される
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 名前は数式でも使用できる。次の例では、COUNTIF(カウントイフ)関数でセルD4~D23の範囲の中で、分類が「菓子パン」の個数を求めている。引数で「D4:D23」を指定するところ、名前の「分類」で指定できるので、セルの指定間違いも減り、時短につながる。

COUNTIF関数の引数の一部に、名前をそのまま指定できる。指定するには、名前を直接入力するか、数式の入力中に「数式」タブの「数式で使用」をクリックして一覧から名前を選択する
COUNTIF関数の引数の一部に、名前をそのまま指定できる。指定するには、名前を直接入力するか、数式の入力中に「数式」タブの「数式で使用」をクリックして一覧から名前を選択する
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今あるファイルをうまく使いまわせれば時短につながる

 仕事の引き継ぎで作成済みのファイルを使ったり、一から作成せずに再利用したりする機会も多いだろう。前任者のExcelの習熟度によって、使いやすさも違う。まずは、どんな設定がされているかを確認する方法を紹介しよう。

数式のあるセルを確認する

 ファイルを開いただけでは、どのセルにどんな設定がされているかわかりにくい。そんな時には、「ホーム」タブの「検索と選択」から、「数式」、「メモ」、「条件付き書式」や「データの入力規則」などの項目を選択すると、設定済みのセルが自動的に選択できる。

「ホーム」タブの「検索と選択」をクリックし、ここでは「数式」をクリックする。数式が設定されたセルやセル範囲が選択される
「ホーム」タブの「検索と選択」をクリックし、ここでは「数式」をクリックする。数式が設定されたセルやセル範囲が選択される
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 逆に数値を手入力したセルだけを選択して削除したい場合は、「ホーム」タブの「検索と選択」から「条件を選択してジャンプ」を選択し、「選択オプション」画面から「定数」の「数値」だけをチェックして「OK」をクリックする。この方法で選択すれば、入力が必要なセルがすぐに分かる。「選択オプション」画面では、数値以外に数式やアクティブセル領域、参照元などのセル範囲を選択できる。なお、「定数」と「数式」では、「数値」、「文字」、「論理値」、「エラー値」の4項目が指定可能だ。

数値だけを選択するには、「選択オプション」画面の「定数」を選択し、「数値」のチェックボックスをオンにする
数値だけを選択するには、「選択オプション」画面の「定数」を選択し、「数値」のチェックボックスをオンにする
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