ビジネスシーンでは、商品やサービスの説明などプレゼンテーションを実施する機会が多くある。PowerPointには、スライドの作成から発表までの流れでプレゼンテーションを実施するための機能が複数用意されている。
このPowerPointの作業を時短できるような操作方法を解説しよう。
なお、この特集ではMicrosoft 365 Apps for businessに含まれるOfficeで動作を確認した。Officeのバージョンによっては、ここで説明する機能が使えない場合や画面が異なる場合がある。
テンプレートやスライドマスターなどを駆使して時短
テンプレートを使えば、統一感のあるプレゼンテーションファイルを短時間で作成できる。さらに、スライドマスターやデザインアイデアなどを使って書式を変更していけば、オリジナル感のあるプレゼンテーションの作成が可能だ。
テンプレートを駆使して時短でプレゼン作成
プレゼンテーションを作成する際、どんなスライドを作ったらよいか迷うことがある。短時間で作成する必要があるなど時間がない場合は、テンプレートを利用してみよう。どこかで見たスライドにしたくない場合は、テンプレートのスライドマスターを変更すればオリジナル感も出すことができそうだ。
PowerPointの「新規」画面では複数のテンプレートが表示されている。下の「検索」ボックスで自分の作成したいスライドに近い単語を入力して検索すると、それに合った複数のテンプレートが表示される。
スライドマスターでまとめて書式を変更
書式や背景などまとめて統一したものに変更するには、「スライドマスター」を利用してみよう。スライドマスターは、そのプレゼンテーションの書式設定やテーマ、背景の色などをまとめて管理しているものだ。この「スライドマスター」を使って変更すれば、他のスライドの書式もまとめて変更できる。
「表示」タブの「スライドマスター」をクリックすると、画面がスライドマスター表示に切り替わる。ここでまとめて書式を変更すれば、全体のスライドや新規で作成するスライドにも反映される。
スライドマスターにはテキストや画像などは表示されず、「プレースホルダー」という枠が表示されている。「プレースホルダー」は、テキストや表、グラフなどを追加するための領域だ。
今回は、1番目のスライドマスターと、2番目のタイトルスライドレイアウトで背景色を変更した。1番目のスライドマスターではスライド全体の背景色などをまとめて変更できる。それ以降のスライドは、タイトルスライドや個々のレイアウトスライドに対して書式を変更する。通常、スライドマスターを使ってスライド全体のフォントも変更できるが、選択したテンプレートによっては変更できないものもある。その場合は、スライド作成時に変更していこう。
スライドマスター表示を閉じるには、「スライドマスター」タブの「マスター表示を閉じる」をクリックする。
スライドの背景色やトップ画像が変更されるだけでも、イメージがだいぶ変わってくる。使われているスライドマスターで変更した設定は、次に新しいスライドを作成する際にも反映される。テンプレートやスライドマスターでの変更を駆使すれば、短時間で統一感のあるプレゼンテーションを作成可能だ。
