よく使う文言はクイックパーツに登録する
メールで一番時間のかかる作業は本文の入力だが、挨拶や定型文のような「テンプレート化できる文言」を毎回入力していることが少なくない。このような文言をOutlookの「クイックパーツ」機能を使って入力させれば、作業時間を大きく短縮できる。
また、クイックパーツは、文章だけでなく表や画像といったオブジェクトの登録も可能。よく使う画像などを登録しておけば、毎回画像を挿入する手間も省くことができる。
クイックパーツの各操作には、ショートカットキーが用意されている。マウスに触れなくてもクイックパーツへの登録や挿入ができるので、より効率的なメール作成が可能になる。少しでも入力時間を削減したい人は、ショートカットキーも覚えると効率的だ。
クイックパーツを使うには、登録したい文言を選択し、「挿入」タブの「クイックパーツ」の「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」をクリックして登録する。ショートカットキーなら、「Alt」＋「F3」キーを押す。
登録したクイックパーツを挿入するには、「挿入」タブの「クイックパーツ」の定型文の名前をクリックする。ショートカットキーなら、挿入するクイックパーツの名前を入力し、確定前の状態で「F3」キーを押す。
クイック操作でメール送信の手間を削減
Outlookを使う際、同じ手順を毎回手作業でやるのは非効率的だ。少しでも作業を時短したいなら「クイック操作」を覚えておこう。この機能は、登録した一連の操作を1クリックで実行するというものだ。
クイック操作には、よく使われる5種類の操作があらかじめ用意されている。ここでは、その中の「上司に転送」の操作方法を紹介する。
クイック操作で上司にメールを転送
「上司に転送」は、選択したメールを指定したアドレスへ転送できる操作だ。初めて使うときは、宛先の設定画面が表示されるので、転送したい上司のメールアドレスを入力して登録する。以降は、その宛先が自動で入力された状態で転送メールの作成画面が表示される。
