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条件を細かく指定してメールを仕分ける

 Outlookでは、仕分けを複数の条件で指定することも可能だ。例えば、「『○○』というプロジェクトに関するメールで、クライアントから送信されてきたメールは、専用のフォルダーにまとめたい」といったような場合だ。

 仕分け機能で複数の条件を指定する場合は、「自動仕分けウィザード」を利用する。これはウィザード形式でルールを設定できるもので、画面に表示された項目を選択していけば設定が完了する。

 ここでは、特定のクライアント(同じドメインのメールアドレス)から送信されたメールで、件名に「新商品プロジェクト」が含まれるものを指定したフォルダーに仕分けする。まず、「ホーム」タブの「ルール」をクリックし、「仕分けルールと通知の管理」を選択する。「仕分けルールと通知」画面の「新しい仕分けルール」をクリックし、次に表示される自動仕分けウィザードの画面の表示に従って設定していく。

「ホーム」タブの「ルール」の「仕分けルールと通知の管理」をクリックする。表示された「仕分けルールと通知」画面では、登録されている仕分けルールの確認や編集ができる。ここでは仕分けルールを作成するので、「新しい仕分けルール」をクリックする
「ホーム」タブの「ルール」の「仕分けルールと通知の管理」をクリックする。表示された「仕分けルールと通知」画面では、登録されている仕分けルールの確認や編集ができる。ここでは仕分けルールを作成するので、「新しい仕分けルール」をクリックする
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「自動仕分けウィザード」画面が表示されるので、「受信メッセージにルールを適用する」を選択し、「次へ」をクリックする。次の画面の「ステップ1」で、「[件名]か本文に特定の文字が含まれる場合」と「差出人のアドレスに特定の文字が含まれる場合」のチェックをオンにする。「ステップ2」に設定した条件が表示されるので、それぞれの条件に記載されている「特定の文字」をクリックする
「自動仕分けウィザード」画面が表示されるので、「受信メッセージにルールを適用する」を選択し、「次へ」をクリックする。次の画面の「ステップ1」で、「[件名]か本文に特定の文字が含まれる場合」と「差出人のアドレスに特定の文字が含まれる場合」のチェックをオンにする。「ステップ2」に設定した条件が表示されるので、それぞれの条件に記載されている「特定の文字」をクリックする
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「差出人のアドレスに含まれる文字」では、仕分けるメールアドレス(ここではドメイン名)を入力し、「追加」をクリックする。「特定の文字の一覧」にドメイン名が追加されたら「OK」をクリックする。「[件名]または本文に含まれる文字」では、条件にしたい文字(ここでは「新商品プロジェクト」)を入力し、「追加」をクリックする。「特定の文字の一覧」に文字が追加されたら「OK」をクリックする
「差出人のアドレスに含まれる文字」では、仕分けるメールアドレス(ここではドメイン名)を入力し、「追加」をクリックする。「特定の文字の一覧」にドメイン名が追加されたら「OK」をクリックする。「[件名]または本文に含まれる文字」では、条件にしたい文字(ここでは「新商品プロジェクト」)を入力し、「追加」をクリックする。「特定の文字の一覧」に文字が追加されたら「OK」をクリックする
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「ステップ2」に先ほど設定した条件が表示される。それぞれの条件に間違いがないことを確認したら、「次へ」をクリックする。次の画面では、条件に合致したメールの処理を設定する。「ステップ1」で「指定フォルダーへ移動する」のチェックをオンにする。「ステップ2」に処理が追加されたら「指定」をクリックする
「ステップ2」に先ほど設定した条件が表示される。それぞれの条件に間違いがないことを確認したら、「次へ」をクリックする。次の画面では、条件に合致したメールの処理を設定する。「ステップ1」で「指定フォルダーへ移動する」のチェックをオンにする。「ステップ2」に処理が追加されたら「指定」をクリックする
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条件に合致したメールを移動させるフォルダーを選択し、「OK」をクリックする。「ステップ2」に表示されている条件を確認し、問題がなければ「完了」をクリックする。これで仕分けルールが作成された。
条件に合致したメールを移動させるフォルダーを選択し、「OK」をクリックする。「ステップ2」に表示されている条件を確認し、問題がなければ「完了」をクリックする。これで仕分けルールが作成された。
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「仕分けルール」に作成したルールが追加され、今後受信したメールで条件に合致したものが仕分けられる。受信済みのメールを仕分けたい場合は、「仕分けルールの実行」をクリックする
「仕分けルール」に作成したルールが追加され、今後受信したメールで条件に合致したものが仕分けられる。受信済みのメールを仕分けたい場合は、「仕分けルールの実行」をクリックする
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