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アーカイブを活用して受信トレイをすっきり整理

 受信トレイにはさまざまなメールがたまっていく。読んだ後に不要なら削除すればよいが、後々必要になるかもしれないといったメールは削除したくないだろう。このようなときには「アーカイブ」機能を使うとよい。

 アーカイブとは、もともと専用の保存領域にデータを安全に保存することを指すが、一般的なメールアプリではメールを削除せずに別のフォルダーに移動させる機能を指す。Outlookの場合、メールをアーカイブすると、受信トレイからは非表示になり、「アーカイブ」フォルダーに保存される。受信トレイを整理したいが時間がかけられないような場合に使うと便利な機能だ。

アーカイブしたいメールを選択し、「ホーム」タブの「アーカイブ」をクリックするか、「Backspace」キーを押す。メールがアーカイブされ、受信トレイから消えて「アーカイブ」フォルダーに移動した。「アーカイブ」フォルダーを開けば、アーカイブしたメールを確認できる
アーカイブしたいメールを選択し、「ホーム」タブの「アーカイブ」をクリックするか、「Backspace」キーを押す。メールがアーカイブされ、受信トレイから消えて「アーカイブ」フォルダーに移動した。「アーカイブ」フォルダーを開けば、アーカイブしたメールを確認できる
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 アーカイブしたメールは、受信トレイに戻したり、別のフォルダーに移動させたりすることも可能だ。この場合は、メールをドラッグ&ドロップして移動させるか、右クリックのメニューから移動させる。

 ただし、ドラッグ&ドロップで移動させると、誤って別のフォルダーに移動してしまうこともある。どこに移動したか分からなくなると、メールを見つけるのも一苦労なので、かえって時間がかかる。この場合は、右クリックのメニューから移動させたほうが安全だ。

 移動するには、移動させたいメールを右クリックし、「移動」から移動させるフォルダー名を選択する。なお、メールを複数選択した状態で操作すれば、選択したメールをまとめて移動させることができる。

署名をメールの末尾に挿入する

 メールの末尾には、自分の名前や所属部署、電話番号などの情報をまとめた「署名」を入れるのが一般的だ。Outlookにも署名を自動で挿入する機能がある。複数の署名を設定し、切り替えて挿入することも可能なので、こちらの方法も覚えておくと時短につながる。

 署名を作成するには、メールの作成画面を表示し、「メッセージ」タブの「署名」から「署名」をクリックし、「署名とひな形」画面から設定する。

メールの作成画面を開いたら、「メッセージ」タブの「署名」の「署名」をクリックする。表示された「署名とひな形」画面の「新規作成」をクリックする。次に表示された「新しい署名」画面で設定する署名の名前を入力し、「OK」をクリックする
メールの作成画面を開いたら、「メッセージ」タブの「署名」の「署名」をクリックする。表示された「署名とひな形」画面の「新規作成」をクリックする。次に表示された「新しい署名」画面で設定する署名の名前を入力し、「OK」をクリックする
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「署名とひな形」画面に戻るので、「署名の編集」に署名を入力する。本文と署名が近づきすぎないようにするため、最初の行は改行してから署名を入力しよう。署名を入力したら「保存」をクリックする。メールに自動で署名を挿入するため、「新しいメッセージ」と「返信/転送」で署名の名前を選択する。選択できたら、「OK」をクリックする
「署名とひな形」画面に戻るので、「署名の編集」に署名を入力する。本文と署名が近づきすぎないようにするため、最初の行は改行してから署名を入力しよう。署名を入力したら「保存」をクリックする。メールに自動で署名を挿入するため、「新しいメッセージ」と「返信/転送」で署名の名前を選択する。選択できたら、「OK」をクリックする
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 次から作成するメールには、末尾に署名が挿入される。複数の署名を設定している場合、「メッセージ」タブの「署名」の署名の名前の順にクリックすると署名を選択して挿入できる。