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よく使う文言はクイックパーツに登録する

 メールで一番時間のかかる作業は本文の入力だが、挨拶や定型文のような「テンプレート化できる文言」を毎回入力していることが少なくない。このような文言をOutlookの「クイックパーツ」機能を使って入力させれば、作業時間を大きく短縮できる。

 また、クイックパーツは、文章だけでなく表や画像といったオブジェクトの登録も可能。よく使う画像などを登録しておけば、毎回画像を挿入する手間も省くことができる。

 クイックパーツの各操作には、ショートカットキーが用意されている。マウスに触れなくてもクイックパーツへの登録や挿入ができるので、より効率的なメール作成が可能になる。少しでも入力時間を削減したい人は、ショートカットキーも覚えると効率的だ。

 クイックパーツを使うには、登録したい文言を選択し、「挿入」タブの「クイックパーツ」の「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」をクリックして登録する。ショートカットキーなら、「Alt」+「F3」キーを押す。

 登録したクイックパーツを挿入するには、「挿入」タブの「クイックパーツ」の定型文の名前をクリックする。ショートカットキーなら、挿入するクイックパーツの名前を入力し、確定前の状態で「F3」キーを押す。

メールの作成画面で、クイックパーツに登録する文章や画像などの範囲を選択する。次に「挿入」タブの「クイックパーツ」の「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」をクリックする。キーボードで操作する場合は、選択後に「Alt」+「F3」キーを押す。「新しい文書パーツの作成」画面が表示されるので、定型文の名前を入力し、「OK」をクリックする
メールの作成画面で、クイックパーツに登録する文章や画像などの範囲を選択する。次に「挿入」タブの「クイックパーツ」の「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」をクリックする。キーボードで操作する場合は、選択後に「Alt」+「F3」キーを押す。「新しい文書パーツの作成」画面が表示されるので、定型文の名前を入力し、「OK」をクリックする
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クイック操作でメール送信の手間を削減

 Outlookを使う際、同じ手順を毎回手作業でやるのは非効率的だ。少しでも作業を時短したいなら「クイック操作」を覚えておこう。この機能は、登録した一連の操作を1クリックで実行するというものだ。

 クイック操作には、よく使われる5種類の操作があらかじめ用意されている。ここでは、その中の「上司に転送」の操作方法を紹介する。

クイック操作で上司にメールを転送

 「上司に転送」は、選択したメールを指定したアドレスへ転送できる操作だ。初めて使うときは、宛先の設定画面が表示されるので、転送したい上司のメールアドレスを入力して登録する。以降は、その宛先が自動で入力された状態で転送メールの作成画面が表示される。

転送したいメールを選択した状態で、「ホーム」タブの「クイック操作」グループにある「上司に転送」をクリックする。または右クリックして「クイック操作」の「上司に転送」をクリックする。初めて使うときは「初回使用時のセットアップ」画面が表示される。「転送」に上司のメールアドレスを入力し「保存」をクリックする
転送したいメールを選択した状態で、「ホーム」タブの「クイック操作」グループにある「上司に転送」をクリックする。または右クリックして「クイック操作」の「上司に転送」をクリックする。初めて使うときは「初回使用時のセットアップ」画面が表示される。「転送」に上司のメールアドレスを入力し「保存」をクリックする
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次回から「上司に転送」をクリックすると、宛先に登録したメールアドレスが入力された状態で転送メールの作成画面が表示される。後は必要に応じてメールを修正し、送信すればよい
次回から「上司に転送」をクリックすると、宛先に登録したメールアドレスが入力された状態で転送メールの作成画面が表示される。後は必要に応じてメールを修正し、送信すればよい
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