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 仕事もプライベートもネット漬けの昨今、さまざまな場面で皆さん、“困った”を抱えているはず。ちょっとした工夫で解決できるものも少なくない。具体的に見ていこう。

メール Gmailでいつも同じ文面を送るのが面倒

 定例の連絡メールなどでいつも同じような文面を毎回入力して送っているのは時間の無駄。Gmailなら「テンプレート」機能を使わない手はない。件名と文面を組み合わせたテンプレートを複数作っておき、新規メール作成画面に適宜挿入できる(図1)。定型文を送るのが桁違いに楽になる。

“テンプレ”で大幅に時短
“テンプレ”で大幅に時短
図1 Gmailでは件名と文面のテンプレートを作っておけば、新規メールに一発で挿入できる(1)〜(4)
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 この機能は標準ではオフなので、まずは有効に切り替えよう(図2)。テンプレート自体の作り方は簡単だ。メールをいつも通りに作成し、それをテンプレートとして登録すればよい(図3

図2 右上の歯車ボタンから「すべての設定を表示」を選ぶ(1)。「詳細」を開いて「テンプレート」の項目で「有効にする」を選び(2)(3)、画面下の「変更を保存」を押す(4)
図2 右上の歯車ボタンから「すべての設定を表示」を選ぶ(1)。「詳細」を開いて「テンプレート」の項目で「有効にする」を選び(2)(3)、画面下の「変更を保存」を押す(4)
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図3 テンプレートを用意するには、通常通り新規メール作成画面でテンプレート用の件名と文面を入力(1)。「︙」を押し、「テンプレート」→「下書きを…」→「新しいテンプレート…」と選択する(2)〜(5)。次の画面でわかりやすい名前を付ければ完了
図3 テンプレートを用意するには、通常通り新規メール作成画面でテンプレート用の件名と文面を入力(1)。「︙」を押し、「テンプレート」→「下書きを…」→「新しいテンプレート…」と選択する(2)〜(5)。次の画面でわかりやすい名前を付ければ完了
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