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 Power Automateにはスマホアプリがあり、スマホアプリの操作でフローを実行するような設定もできる。その際に使うのが、スマホアプリに用意される「ボタン」。スマホでの手動操作をトリガーにするフローを作成すると、アプリ上にボタンが追加され、好きなタイミングで一連のアクションを実行できるようになる。

 スマホでフローを実行できるようになると、Power Automateの使い道は広がる。単純な使い方でも、業務に活用できそうだ。例えば、「現在の位置情報を記録するボタンを用意して、外出先で顧客を訪問したときにその場所を記録する」「現場の写真を撮影するボタンを用意して、撮影すると同時に写真をクラウドストレージ上の決まったフォルダーに自動保存する」など、場所を問わずフローを実行して活用できるようになる。

 ここでは、スマホアプリのボタンを使って、勤務の開始・終了の時刻をExcelファイルに記録できるフローを作成してみたい(図1)。フレックスタイム制で働いている場合など、どの日に何時から何時まで働いたのかを記録するのに役立ちそうだ。在宅勤務で出退勤時刻が曖昧になりがちな状況でも、こんなクラウドフローを自作しておけば、勤務の開始と終了の時刻を手軽に記録しておける。

スマホアプリのボタンで開始・終了時刻をExcelに入力
スマホアプリのボタンで開始・終了時刻をExcelに入力
図1 スマホアプリにボタンを作成し、それをタップするだけで勤務開始・終了時刻をExcelに記録できるようにしたい。そんな仕掛けもクラウドフローで簡単に作成可能だ
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 早速、フローの作成を始めたいところだが、その前に、時刻を記録するためのExcelファイルを準備しておこう。前回と同様、Power Automateのフローから書き込みができるように、OneDrive上にファイルを用意する。Excel Onlineで新規ブックを作成するのが手っ取り早い。その際、シートの1行目に項目名を入力し、「テーブル」の形にしておく必要がある。今回の例では、「種別」「日付」「時刻」という3つの項目を設けた。「種別」には、勤務の開始時刻なのか終了時刻なのかを入力し、開始と終了を区別する。「挿入」タブにある「テーブル」ボタンを押し、「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れてから「OK」を押そう(図2)。

データを保存するExcelファイルに「テーブル」を作成
データを保存するExcelファイルに「テーブル」を作成
図2 OneDrive上のExcel Onlineで、「勤怠管理.xlsx」という名前で新規ブックを作成し、シートの1行目に必要な項目の名前を入力する(1)。ここでは「種別」「日付」「時刻」の3項目とする。A1セルを選択した状態で「挿入」タブの「テーブル」をクリック(2)(3)。「テーブルの作成」画面では「先頭行を…」にチェックを入れて「OK」を押す(4)(5)。これでデータを記録するための「テーブル」が出来上がる(6)
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