米Microsoft（マイクロソフト）のOfficeアプリには、音声を使ってテキストを入力する「ディクテーション」という機能がある。WordやOutlook、PowerPoint、OneNoteの各アプリで利用可能だ。今回は、ディクテーション機能を使ってWeb版のWordで会議議事録を作成する方法を紹介する。
なお、本連載ではMicrosoft 365 Business Standardのプランで、主にWebブラウザー経由で動作を確認している。Officeのバージョンや仕様変更、ユーザーの環境によっては、ここで説明する機能が使えない場合や画面が異なる場合がある。
Wordの音声入力で議事録を作成する
「ディクテーション」はマイクを使って音声を入力し、テキスト化する機能だ。この機能を使えば、キーボードから入力せずに音声で議事録などを作成することができる。Microsoft 365のサブスクリプション版を使っているユーザーなら利用可能だ。
音声をテキスト化する機能に「トランスクリプト」があるが、こちらは音声ファイルを保存できるのに対し、「ディクテーション」は音声をすぐにテキスト化する機能で、音声ファイルは持たない。トランスクリプトは別の機会に紹介する。
利用するには、「ホーム」タブの「ディクテーション」の「ディクテーション」をクリックする。初めてマイクを利用する場合は、アクセス許可の設定が必要になる。
使用可能になると、画面下側に「ディクテーションツールバー」が表示される。音声の聞き取りが始まると、ツールバーのマイクのアイコンが赤い状態になり、Webブラウザーのタブにも赤い「●」が表示される。ディクテーションを終了する場合は、ツールバーの「ディクテーションの停止」をクリックする。
話し始めると、タイムラグがほとんどなく音声がテキスト化される。ただし、意図しない単語に誤変換されてしまう場合もある。入力されたテキストは通常の文字と同様、入力し直すことが可能だ。聞き取りを中止せずに変更できるので、確認しながら変更していこう。
