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Microsoft 365のデジタルホワイトボード「Whiteboard」は手描きの文字や絵を表示したり、テキストや画像などを取り込んだりできるアプリだ。今回はホワイトボードを複数のユーザーで共有する方法を紹介する。
なお、本連載ではMicrosoft 365 Business Standardのプランで、主にWebブラウザー経由で動作を確認している。Officeのバージョンやユーザーの環境、仕様変更によっては、ここで説明する機能が使えない場合や画面が異なる場合がある。
Whiteboardアプリ内で共同編集する
Whiteboardアプリには、複数のユーザーでホワイトボードファイルを共有する機能がある。ファイルにアクセスするURLを相手に知らせて同時に編集する。
まず、Whiteboardアプリを起動し、画面右上の「共有」をクリックする。右側に表示された「共有」画面で共有を設定し、そのURLをメールなどで知らせる。共有できる相手は、原稿執筆時点ではMicrosoft 365の組織内のアカウントを持つユーザーに限定される。
編集中のホワイトボードファイルを共有して作業したい場合は、画面右上の「共有」をクリックする。「共有」画面の「共有リンクオン」をクリックしてオンにし、「リンクをコピー」して共有相手にリンクのURLをメールなどで知らせる
（画面写真は筆者が取得、以下同じ）
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共有するユーザーがリンク先のURLにアクセスすると、ホワイトボードが画面に表示される。ユーザーが編集した内容は、共有者のホワイトボードにもリアルタイムで反映される。他のOfficeアプリのように、どこを変更したかなどの履歴は付かない。
共有相手がURLにアクセスすると、ホワイトボードの画面が起動される。この画面で共同作業が可能だ。変更した内容はすぐに共有者のホワイトボードにも反映される
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起動した直後の「自分のホワイトボード」画面に戻ると、共有したホワイトボードには共有を示すアイコンが表示されるようになる。
「自分のホワイトボード」画面では、共有したホワイトボードにはそれを示すアイコンが表示されているのが分かる
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