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 オンラインアンケートを作成できるMicrosoft Formsでは、Microsoft 365のアプリやサービスと連携できる。今回は、アンケートに回答があったらメールで通知したり、Power Automateのテンプレートを使ってTeamsのチャネルに投稿したりする方法を紹介する。

 なお、本連載ではMicrosoft 365 Business Standardのプランで、主にWebブラウザー経由で動作を確認している。Officeのバージョンや仕様変更、ユーザー環境によっては、ここで説明する機能が使えない場合や画面が異なる場合がある。

アンケートに回答があったらメールで通知する

 最初に、Formsで作成したアンケートに回答があったら、メールで通知する設定を確認する。

 設定するには、Formsでアンケートを表示し、画面右上の「…」(その他のフォームの設定)の「設定」をクリックする。右側に表示された画面で「応答の受信確認」の「各回答の通知をメールで受け取る」のチェックボックスをオンにする。この設定をすれば、アンケートを作成した所有者のメールアドレス宛てに、メールが届くようになる。

設定するには、画面右上の「…」(その他のフォームの設定)をクリックし、「設定」をクリックする。ここでは、アンケートの期限や回答後のメッセージを設定できる。「応答の受信確認」の「各回答の通知をメールで受け取る」にチェックを付けると、次からアンケートの回答があったときに所有者のメールに通知が届く
設定するには、画面右上の「…」(その他のフォームの設定)をクリックし、「設定」をクリックする。ここでは、アンケートの期限や回答後のメッセージを設定できる。「応答の受信確認」の「各回答の通知をメールで受け取る」にチェックを付けると、次からアンケートの回答があったときに所有者のメールに通知が届く
(出所:Microsoft、画面写真は筆者が取得、以下同じ)
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回答があったら、自動的にTeamsのチャネルに通知する

 Power Automateと連携すると、アンケートに回答があったら、自動的にTeamsの指定したチャネルに通知メッセージを投稿できる。

Power Automateを利用して、アンケートの回答があると自動的にTeamsの指定したチャネルに通知メッセージが投稿されるように設定した
Power Automateを利用して、アンケートの回答があると自動的にTeamsの指定したチャネルに通知メッセージが投稿されるように設定した
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 Power Automateは、米Microsoft(マイクロソフト)が提供するRPA(Robotic Process Automation)を実現するためのツール。PCで繰り返し行う定型の操作などを自動化することで、作業効率を高めることが可能だ。

 Power Automateは、専門的なプログラミングの知識を持たなくても、テンプレートやクリック、メニューから指定するなどの直感的な操作で、自動化を実現できるのも特徴だ。ただし、やはり用語などを理解する必要もあるので、もし学習したい場合は、提供されている学習コンテンツを利用してから操作しよう。

 Power Automateは無料で提供されているバージョンもあるが、今回はMicrosoft 365のアカウントで利用できるアプリで、あらかじめ操作が組み込まれたテンプレートを試してみよう。

Microsoft 365のホーム画面の「アプリ起動ツール」の「すべてのアプリ」から「Power Automate」をクリックする。初めてPower Automateを起動すると、ようこその画面が表示される。「国/地域の選択」ボックスで国を選択し、「開始する」をクリックする。起動すると、テンプレートや学習するためのアイコンが表示される
Microsoft 365のホーム画面の「アプリ起動ツール」の「すべてのアプリ」から「Power Automate」をクリックする。初めてPower Automateを起動すると、ようこその画面が表示される。「国/地域の選択」ボックスで国を選択し、「開始する」をクリックする。起動すると、テンプレートや学習するためのアイコンが表示される
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 テンプレートを利用するには、左側で「テンプレート」をクリックする。複数のテンプレートが存在するので、カテゴリーや「検索」ボックスを使って利用したいテンプレートを選択する。

左側で「テンプレート」をクリックすると、テンプレートの一覧が表示される。今回はテンプレートの検索ボックスで「Forms」と入力した。一覧が表示されたら、目的のテンプレートをクリックする。今回は「新しい回答が送信されたときにチームに通知する」をクリックした
左側で「テンプレート」をクリックすると、テンプレートの一覧が表示される。今回はテンプレートの検索ボックスで「Forms」と入力した。一覧が表示されたら、目的のテンプレートをクリックする。今回は「新しい回答が送信されたときにチームに通知する」をクリックした
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選択したフローの画面が表示される。「このフローの接続先は次のとおりです」の下に、今回使用するアプリの一覧が表示されている。「サインイン」となっている場合は、クリックして接続した状態にしよう。続けて「続行」をクリックする
選択したフローの画面が表示される。「このフローの接続先は次のとおりです」の下に、今回使用するアプリの一覧が表示されている。「サインイン」となっている場合は、クリックして接続した状態にしよう。続けて「続行」をクリックする
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