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 Microsoft 365のMicrosoft Plannerで共有タスクを管理するとき、タスクの詳細画面で進行状況や優先度、添付ファイルなど、そのタスクに関連した項目を設定しておくと作業しやすくなる。これらはまとめて設定できるので、手間もかからない。Plannerを利用するならぜひやっておこう。

 なお、本連載ではMicrosoft 365 Business Standardのプランで、主にWebブラウザー経由で動作を確認している。Officeのバージョンや仕様変更によっては、ここで説明する機能が使えない場合や画面が異なる場合がある。

タスクの詳細を設定する

 作成したタスクには、より詳細な内容を指定できる。詳細を設定したいタスクをクリックすると、設定する画面が表示される。この画面で、次のような項目を指定できる。

  • バケット:タスクを表示するバケットを指定する
  • 進行状況:タスクの進行状況を「開始前」「処理中」「完了済み」から指定する
  • 優先度:タスクの優先順位を「緊急」「重要」「中」「低」から指定する
  • 開始日、期限:タスクの開始日とその期限を指定する
  • メモ:タスクに関するメモなどを追加する。その上の「カードに表示する」にチェックを入れるとタスクのトップ画面に表示される
  • チェックリスト:必要な作業をリスト形式で追加する
  • 添付ファイル:PCやOneDriveなどからファイルを添付する
  • コメント:タスクに関するコメントを送信する

 項目を追加して、画面右上の「閉じる」ボタンをクリックすると、最初の画面に戻る。設定した内容がアイコンで表示される。

タスクをクリックし、表示された詳細画面で進行状況や優先度、開始日などを指定する
タスクをクリックし、表示された詳細画面で進行状況や優先度、開始日などを指定する
(画面写真は筆者が取得、以下同じ)
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タスクにラベルを追加する

 タスクに色分けで管理するラベルを追加することが可能だ。ラベルを追加するには、タスクをクリックして詳細画面を表示する。「ラベルを追加」の部分をクリックすると、色の付いたラベルの一覧が表示される。このラベル名のままクリックして選択すると、ラベルを付けることができる。ラベル名を変更したい場合は、ラベルの右側に表示された鉛筆マークをクリックし、「ラベルを編集」の下のテキストボックスに変更したいラベル名を入力して「Enter」キーで確定する。

「ラベルを追加」から色ラベルを選択するか、ラベルの右側の鉛筆マークをクリックしてラベル名を変更する
「ラベルを追加」から色ラベルを選択するか、ラベルの右側の鉛筆マークをクリックしてラベル名を変更する
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 ラベルを追加して画面右上の「閉じる」ボタンをクリックして詳細画面を閉じる。「ボード」画面に戻ると、タスクの左上に色のラベルが表示される。このラベルは、タイトル部分をポイントして表示される「…」の「ラベル」からも変更できる。

タスクの詳細画面で追加したラベルは、「ボード」画面の「タスク」から確認できる。さらにラベルを指定するだけなら「タスク」の右側の「…」の「ラベル」をクリックした一覧から選択する
タスクの詳細画面で追加したラベルは、「ボード」画面の「タスク」から確認できる。さらにラベルを指定するだけなら「タスク」の右側の「…」の「ラベル」をクリックした一覧から選択する
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