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Microsoft Teamsの「承認」アプリを使って、出張や在宅勤務の申請から承認までの手続きを実現する方法を前回紹介した。今回は、ファイルの承認を得る方法を紹介する。例えば、得意先に提出予定の見積書や資料を上司に確認してもらい、承認を受けてから提出するといったケースが考えられる。Teamsの「承認」アプリを使えば、上司と同僚の2人からチェックを受ける「ダブルチェック」も簡単に実現できる。
なお、本連載ではMicrosoft 365 Business Standardのプランで、主にWebブラウザーを使って動作を確認している。Officeのバージョンや仕様変更によって、ここで説明する機能が使えない場合や画面が異なる場合がある。
「承認」アプリでファイルの承認要求を作成する
「承認」アプリでファイルの承認要求を作成するときは、画面右上の「新しい承認要求」をクリックする。前回の承認手続きではテンプレートを使ったが、テンプレートを使わなくても要求は作成できる。
「承認」の画面で確認してもらうファイルを添付する。ファイルはOneDriveやPC内のファイルを指定できる。
承認要求を作成するには、「承認」アプリの画面右上の「新しい承認要求」をクリックする。「新しい承認の作成」画面で「基本要求」をクリックする
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「承認」画面で、要求の名前や承認者、優先度、メッセージなどを指定する。「添付ファイル」の「添付ファイルを追加」をクリックしてファイルの保存先を指定するショートカットが表示されたら、ファイルの保存先を指定して承認を受けるファイルを選択する。ファイルが添付されたら、「送信」をクリックする
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承認者は「アクティビティ」から内容を確認できる。承認者が承認すると、申請者の「アクティビティ」にメッセージが表示される。
承認者の「アクティビティ」に承認要求が来たことを示すメッセージが表示される。ファイルを確認して、コメントを入力し、「承認」または「拒否」をクリックする。今回は「承認」をクリックしたので、申請者の「アクティビティ」には承認されたことを示すメッセージが表示される
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なお、「承認」アプリで作成できる承認手続きは主に承認するかどうかだけで、複雑な手続きには対応しない。もしフローや分岐を使った承認手続きを行いたいといった場合は、Power Automateの承認機能を利用するとよい。
