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 Microsoft 365の検索機能である「Microsoft Search」は、インターネット上の情報と組織内のリソースを横断検索できる。ただ、表示される情報が多くなるため、目的の情報にたどり着くのに時間がかかったり見落としたりしやすい。社員が目的のファイルやWebサイトに迅速にたどり着けるように、システム管理者が検索結果をカスタマイズするとよい。

 以前、管理者がキーワードとそれに関連したリンクなどの情報を登録して、その情報を優先して表示する方法を紹介した。今回はキーワードに関連する組織内の共有ファイルへのリンクや地図を優先的に表示する方法を紹介する。

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 なお、本連載ではMicrosoft 365 Business Standardのプランで、主にWebブラウザー経由で動作を確認している。Officeのバージョンや仕様変更、環境によっては、ここで説明する機能が使えない場合や画面が異なる場合がある。

組織内のファイルへのリンクを登録する

 設定するには、システム管理者のアカウントでサインインし、Microsoft 365管理センターを表示する。「設定」の「検索とインテリジェンス」をクリックし、右側に表示された画面の「回答」で設定する。

 「回答」には、キーワードとして「頭字語」とその「意味」「説明」「ソース」を登録する。頭字語とはキーワードを示す短い文字列である。例えば、コーヒーに関連する情報を検索する際に「コーヒー」や「coffee」の代わりに頭字語を「cof」と登録すれば、cofと入力するだけで登録情報にたどり着く。

 ファイルへのリンクは「ソース」に登録する。こうすれば、検索結果の画面の「ソースの表示」から、目的のファイルを直接開けるようになる。

「頭字語」を登録して「ソース」にファイルのリンク先を指定すれば、検索結果の「ソースの表示」から該当のファイルをダイレクト表示できる
「頭字語」を登録して「ソース」にファイルのリンク先を指定すれば、検索結果の「ソースの表示」から該当のファイルをダイレクト表示できる
(画面写真は筆者が取得、以下同じ)
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