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 チームリーダーになりたい、プロジェクトリーダーを目指したいと考えている若手は多いでしょう。しかしそのために何をしたらよいか分からないという声をよく聞きます。手始めに筆者がお勧めしたいのは、毎度の会議の終了時にToDoリストをメール送信することです。

 チームリーダーの大事な役割の1つが、メンバーに適切にタスクを配分してチーム全体の仕事を動かすことです。ToDoリストの作成・送信自体は入社間もない新人でもできる作業ですが、この作業を通じて「チームを動かす」ことの一端を体験できるのです。

会議で挙がったToDoを、会議終了後すぐにメール送信する
会議で挙がったToDoを、会議終了後すぐにメール送信する
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3~8個くらいのToDoを記載する

 ここでいうToDoリストは、次に実施すべき細かなタスクを箇条書きで記載したものです。そのタスクを担う担当者の名前も記します。

メール送信するToDoリストのイメージ
メール送信するToDoリストのイメージ
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 会議では、仕事の現状を確認したり課題について議論したりした後に、次のタスクを確認するはずです。ここで出た細かなタスクを3~8個程度の箇条書きにまとめて、担当者名も記載します。備忘のために、これを会議の直後にチームメンバーに送信します。

 この作業を怠ると、チームの誰がボール(タスク)を持っているかが分からない状態になり、時間が無駄に流れてしまうことがあります。担当者が忘れてしまうこともあれば、自分のタスクだと認識できておらず「まだ仕事を割り当てられていないから」と考えて放置してしまうこともあります。

 担当者が誰なのかが明確にされず、メンバー全員が様子を見ている状態になることも珍しくありません。リーダーが忙しくて会議後すぐに仕事を割り振れないと、指示待ち時間が続いてしまいます。こんな状態になることを防ぐために、ToDoリストを会議直後に送信する作業が重要なのです。

 このリストを作成することで、チームの中で各メンバーが果たしている役割がつかめます。さらに、リーダーが各メンバーにどのような種類・量のタスクを任せているかも分かります。「メンバーを指揮して全体の仕事を進める」のがどんなことなのかを学ぶ上で、とても有用なのです。

 いずれリーダーになることを目指す若手は、ぜひToDoリストの作成・送信作業を買って出ましょう。議事録作成の延長のようなものですから、気軽に手を上げてみてください。リーダーや他のメンバーにも感謝されるはずです。