作業の偏りや見落としを防ぐ、Google Workspaceによるタスク管理術

ライター

2022.03.25

全1927文字

　メンバーとの共同作業においては、タスクを明確に割り振ることで作業の進捗を管理しやすくなる。しかし、作業が進むにつれてメンバーが受け持つタスクに偏りが出てくることもある。タスクが偏ると、作業の進捗に影響を及ぼす可能性が高くなる。

　そこで活用したいのがタスク機能だ。この機能を使うと、誰に何のタスクを割り当てているか一目で確認できるので、管理者はタスクの偏りを未然に防げる。またメンバーに割り当てたタスクは、そのメンバーのToDoリストに追加されるので、メンバー自身もタスクの見落としを防げる。

　今回はGoogle Workspaceの「スペース」からタスクを管理する方法と、ToDoリストに登録されたタスクを整理する方法を解説する。

　スペースでタスク機能を利用する場合は、画面上部の「タスク」タブから行う。このタブには、そのスペースで作成されたタスクがすべて表示される。作業の進捗を管理する人間は定期的にこの画面を確認し、タスクの割り当てに偏りがないか、進捗に遅れがないかなどをチェックすれば、スムーズな進行が可能になるはずだ。

　画面構成や使い方はブラウザーも「Gmail」アプリもほぼ同じ。ただし、ブラウザーの場合は画面右側のサイドバーでToDoリストを表示して直接編集できるのに対し、モバイル端末の場合はToDoリストを操作するには「Google ToDoリスト」アプリが必要になる。

パソコンでGmailにアクセスして「タスク」タブを開いたところ

（出所：Web画面の出所はGoogle、以下同じ）

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「Gmail」アプリで「タスク」を開いたところ

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番号	項目	機能
①	「タスク」タブ	タスクを一覧表示する
②	タスクを追加	タスクを新規作成する
③	未完了タスク一覧	スペースで作成された未完了のタスクが一覧表示される
④	完了タスク一覧	完了したタスクが一覧表示される
⑤	タスク名	タスク名が表示される
⑥	完了とする／未完了とする	タスクの完了／未完了が表示される。〇をクリックして切り替える
⑦	期限	タスクに設定された期限が表示される
⑧	割り当て	タスクが割り当てられたメンバー名が表示される
⑨	ToDoリストアイコン	クリックするとサイドバーが開き、自分のToDoリストが表示される
⑩	ToDoリスト	ToDoリストに登録されているタスクが表示される。スペースから追加したタスクは、スペース名も表示される