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 メンバーとの共同作業においては、タスクを明確に割り振ることで作業の進捗を管理しやすくなる。しかし、作業が進むにつれてメンバーが受け持つタスクに偏りが出てくることもある。タスクが偏ると、作業の進捗に影響を及ぼす可能性が高くなる。

 そこで活用したいのがタスク機能だ。この機能を使うと、誰に何のタスクを割り当てているか一目で確認できるので、管理者はタスクの偏りを未然に防げる。またメンバーに割り当てたタスクは、そのメンバーのToDoリストに追加されるので、メンバー自身もタスクの見落としを防げる。

 今回はGoogle Workspaceの「スペース」からタスクを管理する方法と、ToDoリストに登録されたタスクを整理する方法を解説する。

タスクの画面構成を理解しよう

 スペースでタスク機能を利用する場合は、画面上部の「タスク」タブから行う。このタブには、そのスペースで作成されたタスクがすべて表示される。作業の進捗を管理する人間は定期的にこの画面を確認し、タスクの割り当てに偏りがないか、進捗に遅れがないかなどをチェックすれば、スムーズな進行が可能になるはずだ。

 画面構成や使い方はブラウザーも「Gmail」アプリもほぼ同じ。ただし、ブラウザーの場合は画面右側のサイドバーでToDoリストを表示して直接編集できるのに対し、モバイル端末の場合はToDoリストを操作するには「Google ToDoリスト」アプリが必要になる。

パソコンでGmailにアクセスして「タスク」タブを開いたところ
パソコンでGmailにアクセスして「タスク」タブを開いたところ
(出所:Web画面の出所はGoogle、以下同じ)
[画像のクリックで拡大表示]
「Gmail」アプリで「タスク」を開いたところ
「Gmail」アプリで「タスク」を開いたところ
[画像のクリックで拡大表示]
番号項目機能
「タスク」タブタスクを一覧表示する
タスクを追加タスクを新規作成する
未完了タスク一覧スペースで作成された未完了のタスクが一覧表示される
完了タスク一覧完了したタスクが一覧表示される
タスク名タスク名が表示される
完了とする/未完了とするタスクの完了/未完了が表示される。〇をクリックして切り替える
期限タスクに設定された期限が表示される
割り当てタスクが割り当てられたメンバー名が表示される
ToDoリストアイコンクリックするとサイドバーが開き、自分のToDoリストが表示される
ToDoリストToDoリストに登録されているタスクが表示される。スペースから追加したタスクは、スペース名も表示される
「タスク」タブのツールバーに並んでいるボタン。表の左の列にある番号は、上の2つの画面内にある番号に対応する