全2575文字
PR

 Google Workspaceのスペースでメンバーとコミュニケーションする際に最も使う機能は「チャット」だろう。そのためチャットの基本的な使い方を早めにマスターしておきたい。

 チャットはテキストを送り合うことで連絡や情報共有、確認などをする仕組みである。つまりテキストによるコミュニケーションなのだが、それだけに感情が見えづらく、人によっては冷たい対応だと感じられてしまうこともある。

 スペースのチャットにおけるメッセージは、参加しているメンバー全員に送られる。一つひとつのメッセージは総じて短く、多数飛び交うため、自分に向かって発せられているメッセージを見落とす可能性もある。その結果、コミュニケーションがスムーズにできないケースが発生する。スムーズなコミュニケーションを実現するには、相応の工夫が必要だ。

 今回は、Google Workspaceのスペースでチャットをする際の基本的な手順や利用できる機能、コミュニケーションをよりスムーズにするための使い方を解説していく。

メンションを使ってメッセージを送信する

 チャットの使い方自体は、スマートフォンのSMSやLINEなどのツールとほぼ同様なので、それほど迷うことはないはずだ。ただできれば、「メンション」を使って送信することを意識したほうがいいだろう。

 メンションは、「相手にメッセージを送った」ということを伝える機能である。メンションを使うと、相手が通知をオフにしていない限り通知される。つまり相手は自分宛てのメッセージが届いたことを知ることができる。

 LINEなどのチャットツールにもメンションは用意されている。ただし1対1でのやりとりが多いため、意識する必要はあまりなかったかもしれない。しかしGoogle Workspaceのスペースではより多い人とやりとりをすることになるので、誰にメッセージを送ったのかを明確にすることが重要だ。

メッセージの入力欄に「@」を半角で入力する。送信できる相手が表示されるので、メンションしたい相手を選択する
メッセージの入力欄に「@」を半角で入力する。送信できる相手が表示されるので、メンションしたい相手を選択する
[画像のクリックで拡大表示]
「@ユーザー名」が青文字になりメンションが設定された。2人目以降のメンションを設定したいときは同様に「@」を入力して相手を選択する。あとはメッセージを入力して送信アイコン(メッセージを送信)をクリックすればよい
「@ユーザー名」が青文字になりメンションが設定された。2人目以降のメンションを設定したいときは同様に「@」を入力して相手を選択する。あとはメッセージを入力して送信アイコン(メッセージを送信)をクリックすればよい
[画像のクリックで拡大表示]

 スペースのメンバー全員にメッセージを送りたいときは、「@全員」をメンションに設定する。ただし「@全員」と入力してもメンションは設定されないので、必ず「@」を入力して表示されるメンバー一覧の中から「全員」を選択する必要がある。なお、自分を含めて3人以上のメンバーが参加していないスペースでは、「全員」が表示されないので注意しよう。

メッセージの入力欄に「@」を半角で入力する。送信できる相手が表示されるので、「全員」を選択する
メッセージの入力欄に「@」を半角で入力する。送信できる相手が表示されるので、「全員」を選択する
[画像のクリックで拡大表示]
「@全員」が設定されたところ。メッセージを送信すると、全員に通知が届く
「@全員」が設定されたところ。メッセージを送信すると、全員に通知が届く
[画像のクリックで拡大表示]