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 GmailやOutlookアプリには「アーカイブ」という機能がある。記録、資料といった意味で、不要なメールを削除せずに受信トレイから隠す機能だ。これは「ゴミ箱」とは異なり、一定期間後に自動削除されることはない。気を付けたいのは、サービスやアプリによって動作が異なること(図1)。Outlookアプリでは「アーカイブ」フォルダーに移動するだけだが、Gmailの動作は特徴的だ。

アーカイブでも動作が異なる
アーカイブでも動作が異なる
図1 「アーカイブ」の動作はメールのアプリやサービスによって異なる。Outlookアプリでは「アーカイブ」フォルダーに移動する。Gmailではメールから「受信トレイ」ラベルが消され、「すべてのメール」で表示されるようになる
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アーカイブ=脱「受信トレイ」 検索の対象にもなる

 Gmailのアーカイブは、「受信トレイ」ラベルを外すことに等しい。そうしたメールは受信トレイから消えるが、「すべてのメール」には表示され、ほかのラベルを付けているならそこにも現れる(図2)。ラベルがない以外はほかのメールと同じ扱いなので、検索の対象にもなり、返信があれば受信トレイにスレッドごと再表示される(図3)。

Gmailでは「受信トレイ」のラベルを外す
Gmailでは「受信トレイ」のラベルを外す
図2 Gmailのアーカイブは「受信トレイ」ラベルを外すのと同じことだ。Gmailのメールはラベルの有無にかかわらず、「すべてのメール」で管理されており、アーカイブしたメールもここには表示される。ほかのラベルを付けている場合はそこにも現れる
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アーカイブは不都合は少ない
アーカイブは不都合は少ない
図3 Gmailの「アーカイブ」と「ゴミ箱」の最も大きな違いは、後者が30日後に自動削除される点だ。返信時の挙動も異なり、アーカイブしたメールに返信があった際は、受信トレイにスレッド(返信のやり取り)が再表示されるので心配はいらない
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