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 同じGmailアドレスをウェブブラウザーとOutlookアプリで併用する場合の注意点として、メールの自動振り分け(仕分け)機能を取り上げる。

 Gmail(ウェブ)には「メールの自動振り分け設定」、Outlookアプリには「仕分けルール」という機能がある(図1)。これらを使うと、差出人や件名などを条件にして自動でメールにラベルを付けたり、メールをフォルダーに移動したりできる。両者には若干の違いもあり、例えばOutlookアプリでは条件に合うメールが届いたときに通知画面を出すことも可能。Gmail(ウェブ)では「プロモーション」などのタブへの移動もできる。

条件に合ったメールを自動で処理する
条件に合ったメールを自動で処理する
図1 Gmail(ウェブ)には「メールの自動振り分け設定」、Outlookアプリには「仕分けルール」というメールの自動処理機能がある。どちらでも、特定の条件を満たすメールに対して、自動でのラベル付けやフォルダー分けができる。それぞれ独自機能もあり、パソコン画面に通知を出したり、「プロモーション」などのタブに分類したりもできる
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実行タイミングに注意すればどちらで設定してもOK

 Gmailの自動振り分けはサーバー上で実行される。一方、Outlookアプリの仕分けはパソコン側で実行する。とはいえ実際には、フォルダー分け(ラベル付け)などの単純な自動整理はどちらで設定してもかまわない。

 前者ではサーバーにメールが届くとすぐに振り分けられるため、どのパソコンでも常に振り分け済みの結果が表示される(図2)。一方、後者では、パソコン側で仕分けした結果が、IMAPの自動同期機能によってサーバー側にも反映される。このため、ほかのパソコンでも同じ仕分け内容が表示される。

設定はGmail(ウェブ)でもOutlookアプリでも可能
設定はGmail(ウェブ)でもOutlookアプリでも可能
図2 同じGmailアドレスをウェブとOutlookアプリで併用している場合、フォルダー分けなどの単純な自動整理はどちらで設定してもよい。設定そのものが同期するわけではないが、IMAPならメールアプリによる仕分け結果が自動でサーバーと同期する(1)~(3)
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 ただし、後者では仕分けの実行タイミングに注意が必要だ。仕分けルールを設定したパソコンでメールを受信する前に、ほかのパソコンでメールを開くと仕分け前の状態のままになる(図3)。だが、その場合も仕分けルールを設定したパソコンで受信すればきちんと仕分けられる。

メールアプリで設定したときは実行タイミングに注意
メールアプリで設定したときは実行タイミングに注意
図3 ただし、Outlookなどのメールアプリでルールを設定したときは、実行タイミングに注意が必要。メールアプリで受信して仕分けルールが適用される前に、別パソコンのウェブブラウザーでメールを開いても、仕分けはまだ実行されていない
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