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(画像:123RF)
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 Excelは強かった。2021年、「働き方改革」に関連する記事で、読まれたトップ20本のうち、7本までもがExcelを使って時短を図る内容だった。

 「Excelで丸バツを使わないチェックリスト」「Excelでかっこいい表」「Excelで西暦を和暦に一発変換」「Excelで『今日の日付』を表示」――。知っておいて損はない、ちょっとした時短ワザのオンパレードだ。

 1位の「Excelで丸バツを使わないチェックリスト、スマートかつ素早くセルを塗って識別」は、チェックリストが楽しく作れ、時短もできる。セルに「○」「×」を使わず、「条件付き書式」にちょっと工夫するだけで、瞬時に色を塗って○と×に替えて識別するわけだ。○と入力する手間さえない。

 年末年始のひととき、記事を読んで数々の時短ワザを体得して、業務の効率化を図ってもらいたい。1~2分でも、日々使うことを考えれば、大きな効率アップになる。働き方改革への1つの道になろう。

テレワークという言葉はなくても

 効率化には、大きく2つのアプローチがある。「個人のスキルで上げる」と「組織の仕組みを変えて上げる」というものだ。

 2021年のランキングを見ると圧倒的に前者のアプローチが多く、スキルを上げたいという人々の興味が浮き彫りになった。3位の「iPadの手書き文字認識『スクリブル』、iPadOS 15の日本語対応でこんなに便利」や9位の「手入力に疲れたら『声入力』、音声認識で日本語文章を正確に入力する秘訣」などもこのアプローチに含まれる。

 仕事上でどう振る舞うかという内容の記事にも高いアクセスがあった。2位の「勤務中にイヤホンで音楽視聴、注意されたプログラマー『迷惑はかけていない』」や4位の「下請けSE、顧客先で単価を話して発注元IT企業に大目玉を食らう」は、働き方改革というよりはビジネスマナーに関するテーマで、気にする人が多いのかもしれない。

 在宅勤務などで「組織」が感じづらくなった個人が、スキルを上げようと努力している姿がほの見える。ランキングの記事タイトルから「新型コロナ」や、2020年に顕著だった「テレワーク」という言葉が消えても、その影響が感じられる結果だった。

働き方改革のジャーニーは続く

 スキルを磨き続けることは必要だ。だが社員一人ひとりのスキルを個人頼みにしていては間に合わない。DX(デジタルトランスフォーメーション)を進めるために、組織自体がスキルの底上げに力を注ぐ。

 全社挙げて社員に壮大なスキル教育を施しているのが分かる18位の「全社員をリスキリング SMBCは5万人対象」。読んで武者震いをしたら2022年の良いスタートが切れるに違いない。もっとも、8位の「リテラシー低い幹部をサポートする『IT介護』は問題の巣窟、放置すれば企業が衰退」の指摘は、努力を放置する経営幹部には耳が痛いだろう。デジタルリテラシーは、もはや一部の人たちだけが身に付けるものではない。

 余談だが、英国でExcelが2020年に「事件」を起こした(英フィナンシャル・タイムズ2021年6月24日付)。英イングランド公衆衛生庁が持っていた1万6000人もの新型コロナ陽性者に関するデータが消失したのだ。

 原因はデータ集計に使われていたExcelで、ファイル形式「.xls」と「.xlsx」の違いによるものだと判明する。前者の古い形式で作成されたファイルがデータ集計のプロセスに紛れ込んでしまった。新規データが自動的に書き込まれるときに、xls形式の「行」の上限(約6万4000)を超え、それ以降のデータは収容されずじまいだったわけだ。それを誰も気付かなかったのである。

 業務効率化によかれと思ってしたことが、大事なデータを失うことになったり、仕事の手間を増やしたりすることはある。そういう失敗から学び、同じ失敗を犯さなければいい。働き方改革のジャーニーは2022年以降も続く。

働き方改革のアクセスランキング
期間:2021年1月1日~12月17日
順位タイトル
1位Excelで丸バツを使わないチェックリスト、スマートかつ素早くセルを塗って識別
2位勤務中にイヤホンで音楽視聴、注意されたプログラマー「迷惑はかけていない」
3位iPadの手書き文字認識「スクリブル」、iPadOS 15の日本語対応でこんなに便利
4位下請けSE、顧客先で単価を話して発注元IT企業に大目玉を食らう
5位Excelの文字位置、ちょっとした配慮で緩みのないカッコイイ表を作れる
6位Excelで年表示、西暦を和暦に一発変換するこんな裏技があった
7位見た目はキーボードで実はPC、「ラズパイ400」日本版を動かして考えたこと
8位リテラシー低い幹部をサポートする「IT介護」は問題の巣窟、放置すれば企業が衰退
9位手入力に疲れたら「声入力」、音声認識で日本語文章を正確に入力する秘訣
10位Excelで「今日の日付」を表示、必ず覚えておきたい最強の時短法2つ
11位ビジネスチャットの「いいね」は失礼だから禁止、こんな会社ははた迷惑だ
12位Excelでレイアウトがバラバラの表、こうして1つのシートにまとめる
13位テレワーク中にさぼっていると疑われた新人プログラマー、上司が監視している?
14位海外大手製品からアマゾンの人気機種まで、モバイルディスプレイの使い勝手を検証
15位ノートパソコンの日本語入力を「劇的に改善する」外付けキーボードの選び方
16位Web会議でうるさい誰かのキーボード音、Teamsの「ノイズ抑制」で消そう
17位Excelで図形に入れるテキスト、不本意な改行を防いでキレイに収める
18位全社員をリスキリング SMBCは5万人対象
19位Excelで残念なグラフ、凡例と軸にちょっとした配慮で「いいね!」に変わる
20位収納ケースやストッパー、マスクの快適性を高める100均グッズ6選